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Prozesse und Finanzarchitekturen bei Finanzdienstleistern

Neben den Auswirkungen, die bilanzielle und regulatorische Änderungen auf die reinen Fachanforderungen haben, ergeben sich nahezu immer auch Auswirkungen auf die Finanzprozesse von Banken. Neue Anforderungen der Standardsetzer werden zwar meist rechtzeitig, aber aufgrund des Zeitdrucks nicht immer mit optimalen und auf die Gesamtorganisation abgestimmten Prozessen umgesetzt. Darüber hinaus stellen die stetig steigenden und wechselnden Berichtsanforderungen Kreditinstitute vor die Herausforderung, einerseits leistungsfähige, aber anderseits auch zeitlich und ressourcentechnisch effiziente Finanzarchitekturen zu schaffen. Denn eben diese Strukturen sollen dauerhaft den Erfolg des Kreditinstituts unterstützen und den wirtschaftlichen, aber auch den regulatorischen Anforderungen des Basel Committee on Banking Supervision bzw. dem Standard BCBS 239 entsprechen.

Finanzprozesse bei Banken und Finanzdienstleistern – Aus fachlichen Anforderungen Ergebnisse produzieren

Prozesse im Allgemeinen verbinden fachliche Anforderungen mit der Organisation, den Daten und Systemen und führen über definierte Abläufe zu wiederkehrenden Ergebnissen, wie z. B. Berichte, Abschlüsse und regulatorische Meldungen. Hieraus folgt, dass für jede fachliche Anforderung in der Regel auch ein Prozess zu konzipieren ist bzw. diese Anforderung in einen Prozess einzubinden ist und Änderungen in den Anforderungen meist auch Änderungen im Prozess nach sich ziehen. Die bloße Tatsache, dass eine Anforderung erfüllt wird bzw. ein gewünschtes Ergebnis wie der Jahresabschluss erstellt wird, heißt jedoch nicht zwangsläufig, dass der Prozess optimal gestaltet ist.

  • Oft sind Prozesse nicht oder nicht vollständig dokumentiert bzw. die Dokumentation veraltet. Solange alle Beteiligten wissen was zu tun ist und sich auch von technischer Seite nichts ändert, stellt dies oftmals kein großes Problem dar. Bei einem kurzfristigen Ausfall von Prozessmitarbeitern oder im Rahmen einer fachlichen oder technischen Veränderung kann dieser Dokumentationsmangel jedoch zu einem Risiko und Aufwandstreiber werden. Gerade bei Finanzprozessen kommen die Anforderungen der Wirtschaftsprüfer hinzu, die im Rahmen der Abschlussprüfung einen vollständigen Überblick über die Prozesse benötigen und deren Funktionsweise beurteilen müssen.
  • Mangelnde Kontrollen in den einzelnen Prozessschritten oder unnötige manuelle Tätigkeiten erhöhen zudem das Prozessrisiko und reduzieren damit die Verlässlichkeit oder zeitnahe Bereitstellung der Ergebnisse. Ein sinnvolles, internes Kontrollsystem (IKS) in den Prozessablauf einzubauen, ist für eine schnelle Bereitstellung von verlässlichen Ergebnissen und eine reibungslose Prüfung essentiell. Dabei kommt es nicht darauf an möglichst viele IKS Schritte einzubauen, sondern vielmehr diese effizient an den richtigen Stellen einzusetzen. Die Reduktion von manuellen Tätigkeiten reduziert dabei in der Regel gleichzeitig die notwendigen Kontrollschritte und erhöht die Prozessgeschwindigkeit.

Effiziente Finanzarchitekturen – möglicher Wettbewerbsvorteil

Neben den inhaltlichen Anforderungen sind Daten und Systeme die zweite große Bestimmungsgröße für Prozesse. Darüber hinaus werden durch Systeme Möglichkeiten definiert, kurzfristig individuelle Analysen zu erstellen und Änderungen am Prozess effizient vorzunehmen. Leistungsstarke Finanzarchitekturen können einen Wettbewerbsvorteil für das Kreditinstitut schaffen bzw. im gegenteiligen Fall einen Wettbewerbsnachteil ausmachen. Im Idealfall erlaubt eine gute Finanzarchitektur ein schnelles, flexibles Reporting, welches ressourceneffizient betrieben werden kann und liefert gleichzeitig bereichsübergreifend verlässliche, entscheidungsrelevante Daten.

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 Andreas Huthmann Managing Partner