Kontakt

Prozessautomatisierung im Finanzbereich

Eine effiziente Finanzorganisation entwickelt sich immer mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Hierbei ist eine hohe Prozessqualität und schnelle Reaktionsfähigkeit insbesondere im Accounting und Controlling mittlerweile unerlässlich. Den gestiegenen Anforderungen im Zeitalter der digitalen Transformation können Finanzabteilungen oftmals nur mit der zielgerichteten Implementierung neuer (Software-)Technologien gerecht werden.

Durch heterogene Systemlandschaften und Systembrüche ist der Einsatz von integrierten ERP-Lösungen, Schnittstellen und sonstigen Workflow-Lösungen (wie zum Beispiel DMS und BPMS) technisch nicht immer möglich, beziehungsweise nicht kosteneffizient. In diesen Fällen kann der Einsatz von Robotic Process Automation eine flexible und sich schnell amortisierende Lösung sein.

Robotic Process Automation (RPA) im Accounting und Controlling

RPA Software imitiert menschliche Interaktionen mit den involvierten Systemen. Der Einsatz von RPA Software ist besonders dann vielversprechend, wenn standardisierte und regelbasierte Tätigkeiten einen hohen manuellen Aufwand im Accounting und Controlling notwendig machen, eine integrierte Softwarelösung aber aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht realisierbar ist. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung überwindet Systembrüche schnell und fehlerfrei. In Unternehmen und Finanzbereichen mit heterogenen Systemlandschaften kann RPA so helfen, die Prozesslaufzeiten und manuelle Fehler zu reduzieren.

Typische Anwendungsbeispiele für eine Prozessautomatisierung mit Hilfe von RPA im Finanzbereich sind beispielsweise Reisekostenabrechnungen, der Purchase to Pay (P2P) Prozess oder Stammdatenanlagen, aber auch komplexe, wiederkehrende Prozesse wie zum Beispiel die monatliche Bestandbewertung sind möglich. Standardisierte Dateninputs werden bei fehlenden Schnittstellen in der Systemlandschaft vom Bot ins jeweilige Zielsystem übertragen und stehen dort für weitere Prozessschritte bereit.

Die Prozessautomatisierung mit Hilfe von RPA erfolgt in den seltensten Fällen 1:1 mit dem bestehenden Prozess. Häufig ist ein kompetentes Prozess-Redesign notwendig, mit welchem Dateninputs strukturiert und standardisiert werden, der Soll-Prozess auf wichtige Verbindungen mit anderen Unternehmensbereichen ausgerichtet wird und compliance-relevante Prozessschritte automatisierungsfähig aufgebaut werden. Den Finanzprozess zu verstehen, sowie Systeme und Datenstrukturen zu kennen, ist für eine technologiegestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen erfolgsentscheidend.

Eine fachseitige Analyse der Finanzorganisation, zum Beispiel über ein Finance Assessment, hilft hierbei, Automatisierungs- und Digitalisierungspotentiale ganzheitlich zu betrachten und die richtigen technischen und organisatorischen Maßnahmen abzuleiten. Hierbei kann bereits während der Analyse der Prozesslandschaft Technologie zum Einsatz kommen: Process Mining Software ermöglicht die quantitative und visuelle Durchleuchtung der Prozesse im Accounting und Controlling.

Die FAS AG unterstützt Sie bei der Planung und Umsetzung von Automatisierungsprojekten für Geschäftsprozesse im Finanzbereich. Die technische Implementierung der RPA-Software erfolgt gemeinsam mit unseren Technologiepartnern.

Strategisches Sourcing und Vorteile durch RPA

Mit der Implementierung von RPA im Finanzbereich kann auch eine Analyse der aktuellen Sourcing-Strategie für transaktionale Tätigkeiten einhergehen. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung eröffnet durch die entstehenden Kostenvorteile die Möglichkeit, bislang oftmals offshore outgesourcte Prozesse wieder an den Unternehmenssitz und in die heimische Finanzabteilung zurückzuverlagern. Eine Bündelung von mehreren Shared Service Centern an einem zentralen Punkt (auch nearshore) ist ein weiteres mögliches Szenario zur Effizienzsteigerung. Mit RPA lassen sich somit neue Shared Service Center Strukturen mit einem hohen Automatisierungsgrad etablieren.

Die Digitale Zukunft des Finanzbereichs im Blick

Der Einsatz von RPA Software kann gesamtheitliche Maßnahmen hin zu einer digitalen Transformation des Finanzbereichs nicht ersetzen. End-to-End Prozessautomatisierung gelingt vor allem mit einer zukunftsgerichteten technologischen Ausrichtung und einer harmonisierten Systemlandschaft innerhalb des Finanzbereichs. Die Implementierung von Robotic Process Automation muss sich daher in die digitale Roadmap des CFOs einfügen, um auf lange Sicht auch die technologiegestützte Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Weitere Einsatzmöglichkeiten der Workflow-Automatisierung sollten ebenfalls in Betracht gezogen werden. Als Experten für den Finanzbereich begleiten wir Ihre Organisationen von der initialen Potentialanalyse, über die Definition einer entsprechenden Roadmap bis hin zur Umsetzung einzelner Maßnahmen und unterstützen Sie so ganzheitlich bei der digitalen Transformation Ihres Finanzbereichs.

Bei Interesse und für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

RPA Governance – so verankern Sie RPA in Ihrer Organisation
Unser RPA-Technologiepartner
Forschungsprojekt #RPAsset
Ansprechpartner
 Jürgen Diehm Partner