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Optimale Vorbereitung auf den Jahresabschluss

Der Jahresabschluss nach HGB (oder IFRS bzw. US GAAP als Basis für den Konzernabschluss) stellt viele Unternehmen und deren Finanzabteilung oder Buchhaltung immer wieder aufs Neue vor inhaltliche Herausforderungen und eine hohe Arbeitsbelastung. Eine frühzeitige und strukturierte Vorbereitung ist dabei der entscheidende Erfolgsfaktor.

Planen Sie daher jeden Jahresabschuss wie ein Projekt. Erstellen Sie einen Projektplan mit allen Jahresabschlussaktivitäten, Abhängigkeiten und Vorarbeiten sowie Verantwortlichkeiten in Buchhaltung und Controlling inklusive Terminvorgaben. Binden Sie die betroffenen internen und ggf. externen Mitarbeiter frühzeitig ein und kommunizieren Sie unmissverständlich was von wem bis wann und in welcher Form benötigt wird. Setzen Sie sich dazu im Vorfeld mit Ihren Mitarbeitern zusammen, besprechen Sie was vielleicht beim letzten Jahresabschluss nicht optimal lief, wie man dieses Mal besser werden kann und welche neuen Sachverhalte beim kommenden Abschluss zusätzlich zu berücksichtigen sind. Sorgen Sie zudem dafür, dass möglichst alle relevanten Verträge, Rechnungen und sonstigen Unterlagen griffbereit sind.

Unsere Mitarbeiter der FAS Business Services AG unterstützen Unternehmen bei Abschlussvorarbeiten und haben Ihnen nachfolgend eine Liste mit wichtigen Abschlusstätigkeiten sowie einige Tipps & Tricks zusammengestellt, denen Sie beim nächsten Jahresabschluss besondere Beachtung schenken sollten.

Grundsätzliches zur Vorbereitung auf den Jahresabschluss

Die Ausgangsbasis der Jahresabschlussarbeiten stellen die Konten der laufenden Finanzbuchhaltung dar, deren Inhalt geprüft, korrigiert bzw. ergänzt werden muss.

Auch im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten gilt, dass es keine Buchung ohne Beleg geben darf. Im Unterschied zur laufenden Buchführung erfolgt die Dokumentation der Jahresabschlussarbeiten allerdings in Form von sog. Arbeitspapieren, die sowohl die durchgeführten Vollständigkeits- und Plausibilitätskontrollen dokumentieren sollen, als auch als Buchungsbeleg für notwendige Anpassungsbuchungen dienen.

Daneben gehören zu den Arbeitspapieren aber auch Aufstellungen anderer Abteilungen, Kopien wichtiger Buchhaltungsbelege (z. B. aktivierungspflichtige Sachverhalte) oder neuer Verträge.

Alle Arbeitspapiere werden an einer zentralen Stelle strukturiert nach Abschlusstätigkeiten oder Abschlusspositionen und möglichst in digitaler Form gesammelt. Für einige Sachverhalte, wie beispielsweise Steuerbescheinigungen, werden aber auch die Originalbelege benötigt.

Das folgende Dokument geht auf die weiteren Vorbereitungs-Bereiche ein – diese wären:

  • Eröffnungsbilanzwerte und Buchungsschluss
  • Allgemeine Plausibilitätskontrollen
  • Abstimmung wichtiger Konten
  • Anlagevermögen
  • Finanzanlagen, Beteiligungen und Wertpapiere
  • Vorratsvermögen
  • Forderungen/Debitorenbuchhaltung
  • Sonstige Vermögensgegenstände
  • Flüssige Mittel und Bankverbindlichkeiten
  • Rechnungsabgrenzungsposten
  • Eigenkapital
  • Rückstellungen
  • Verbindlichkeiten/Kreditorenbuchhaltung
  • Sonstige Verbindlichkeiten
  • Umsatzerlöse und sonstige betriebliche Erträge
  • Aufwandskonten
  • Sonstige Unterlagen

Laden Sie hier das PDF zur Vorbereitung auf den Jahresabschluss kostenfrei herunter.

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Die Experten der FAS Business Services AG besprechen mit Ihnen gerne Ihre aktuellen Herausforderungen!

Ansprechpartner
FAS Business Services GmbH Mario Treude Geschäftsführer