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Optimale Vorbereitung auf den Jahresabschluss

Der Jahresabschluss nach HGB (oder IFRS bzw. US GAAP als Basis für den Konzernabschluss) stellt viele Unternehmen und deren Finanzabteilung oder Buchhaltung immer wieder aufs Neue vor inhaltliche Herausforderungen und eine hohe Arbeitsbelastung. Eine frühzeitige und strukturierte Vorbereitung ist dabei der entscheidende Erfolgsfaktor.

Planen Sie daher jeden Jahresabschuss wie ein Projekt. Erstellen Sie einen Projektplan mit allen Jahresabschlussaktivitäten, Abhängigkeiten und Vorarbeiten sowie Verantwortlichkeiten in Buchhaltung und Controlling inklusive Terminvorgaben. Binden Sie die betroffenen internen und ggf. externen Mitarbeiter frühzeitig ein und kommunizieren Sie unmissverständlich was von wem bis wann und in welcher Form benötigt wird. Setzen Sie sich dazu im Vorfeld mit Ihren Mitarbeitern zusammen, besprechen Sie was vielleicht beim letzten Jahresabschluss nicht optimal lief, wie man dieses Mal besser werden kann und welche neuen Sachverhalte beim kommenden Abschluss zusätzlich zu berücksichtigen sind. Sorgen Sie zudem dafür, dass möglichst alle relevanten Verträge, Rechnungen und sonstigen Unterlagen griffbereit sind.

Unsere Mitarbeiter der FAS Business Services AG unterstützen Unternehmen bei Abschlussvorarbeiten und haben Ihnen nachfolgend eine Liste mit wichtigen Abschlusstätigkeiten sowie einige Tipps & Tricks zusammengestellt, denen Sie beim nächsten Jahresabschluss besondere Beachtung schenken sollten.

Grundsätzliches

Die Ausgangsbasis der Jahresabschlussarbeiten stellen die Konten der laufenden Finanzbuchhaltung dar, deren Inhalt geprüft, korrigiert bzw. ergänzt werden muss.

Auch im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten gilt, dass es keine Buchung ohne Beleg geben darf. Im Unterschied zur laufenden Buchführung erfolgt die Dokumentation der Jahresabschlussarbeiten allerdings in Form von sog. Arbeitspapieren, die sowohl die durchgeführten Vollständigkeits- und Plausibilitätskontrollen dokumentieren sollen, als auch als Buchungsbeleg für notwendige Anpassungsbuchungen dienen.

Daneben gehören zu den Arbeitspapieren aber auch Aufstellungen anderer Abteilungen, Kopien wichtiger Buchhaltungsbelege (z. B. aktivierungspflichtige Sachverhalte) oder neuer Verträge.

Alle Arbeitspapiere werden an einer zentralen Stelle strukturiert nach Abschlusstätigkeiten oder Abschlusspositionen und möglichst in digitaler Form gesammelt. Für einige Sachverhalte, wie beispielsweise Steuerbescheinigungen, werden aber auch die Originalbelege benötigt.

Eröffnungsbilanzwerte und Buchungsschluss

Als Aufsatzpunkt für die laufende Finanzbuchhaltung müssen die Eröffnungsbilanzwerte, d. h. die Zahlen der Vorjahresbilanz, nach Erstellung des Vorjahresabschlusses in die laufende Finanzbuchhaltung vorgetragen werden. Nur mit diesen „Startwerten“ kann die unterjährige Entwicklung der Bilanzpositionen nachvollzogen und überwacht werden.

Um auszuschließen, dass durch systemtechnische Fehler oder manuelle Fehlbuchungen etwas schiefgelaufen ist, sollte vor Beginn der Jahresabschlussarbeiten als erster Schritt eine Abstimmung der Eröffnungsbilanzwerte mit dem Vorjahresabschluss erfolgen.

Bevor Sie mit Ihren inhaltlichen Prüfungen starten, sollen Sie zudem noch sicherstellen, dass die laufenden Tätigkeiten der Finanzbuchhaltung abgeschlossen sind. Erst ab diesem Zeitpunkt macht es Sinn, Summen- und Saldenlisten, OP-Listen oder Einzelkonten für die weitere Bearbeitung aus dem Buchhaltungssystem zu ziehen.

Allgemeine Plausibilitätskontrollen

Prüfen Sie anschließend durch Plausibilitätskontrollen, ob die Transaktionen für die wesentlichen Kostenarten des Geschäftsjahres korrekt, vollständig und einheitlich gebucht wurden:

  • Prüfen Sie die Buchhaltung auf ungewöhnliche Buchungen, wie z. B. Haben-Buchungen auf Aufwandskonten oder Soll-Buchungen auf Ertragskonten.
  • Vergleichen Sie die Entwicklung der einzelnen Kostenarten mit dem Vorjahr und hinterfragen Sie, ob die Entwicklung plausibel ist. Unplausible Beträge sind oft ein erstes Indiz für Fehlbuchungen.
  • Nutzen Sie für eine unterjährige Verplausibilisierung der Kontenbewegungen eine Jahresübersicht in der die Monatssalden vergleichbar nebeneinander aufgeführt werden.
  • Stellen Sie sicher, dass bei wesentlichen Beträgen und ungewöhnlichen Buchungen die zugehörigen Belege vorhanden sind und insbesondere dort alle formalen Anforderungen erfüllt sind: Belegdatum, Belegtext, Bruttobetrag, Nettobetrag, USt-Satz, Umsatzsteuerbetrag. Name des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-ID, Rechnungsdatum und Lieferdatum.
  • Prüfen Sie auf Konten mit regelmäßigen Zahlungsein- und -ausgängen (z. B. Miete, Strom, Leasing) ob die richtige Anzahl an Transaktionen (monatlich, quartalsweise etc.) gebucht wurde und ob einheitlich das richtige Konto verwendet wurde.
  • Nutzen Sie für Plausibilitätskontrollen und Detailauswertungen von Konten auch die Filter- und Selektionsmöglichkeiten in Ihrem Finanzbuchhaltungssystem oder exportieren Sie die Daten zur Auswertung in ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Dokumentieren Sie alle Feststellungen für eine anschließende Lessons-Learned-Runde und überprüfen Sie bei häufigen Fehlern Ihre Buchungsanweisungen. Eventuell müssen Sachverhalte klargestellt oder verbindlich geregelt werden. Achten Sie dabei auch darauf, dass es möglichst einheitliche Regeln für Buchungstexte gibt; dies beschleunigt die Buchung und hilft bei der Plausibilitätskontrolle.

Abstimmung wichtiger Konten

Einige Konten der Finanzbuchhaltung müssen im Rahmen der Abschlussvorarbeiten detailliert abgestimmt werden

  • Das Konto „Ungeklärte Posten“ muss für die Abschlusserstellung komplett auf Saldo 0 ausgeglichen sein, da alle fraglichen Positionen für den Abschluss geklärt sein müssen.
  • Verbleiben auf dem Konto „Durchlaufende Posten“ nicht ausgeglichene Positionen, so müssen diese entsprechend des zugrundeliegenden Sachverhaltes unter den sonstigen Vermögensgegenständen bzw. sonstigen Verbindlichkeiten ausgewiesen werden.
  • Ein weiterer Abstimmkandidat ist das Konto „Geldtransit“. Hier muss nachvollziehbar dokumentiert sein aus welchen Zahlungsbewegungen sich ein verbleibender Saldo zusammensetzt. Im Rahmen des Jahresabschlusses wird nachgeprüft, ob im Folgejahr ein Ausgleich festzustellen ist oder warum ein Ausgleich bislang nicht erfolgt ist.

Anlagevermögen

Als nächsten Schritt sollten Sie das Anlagevermögen durchsehen und die Informationslage prüfen, da die Anforderung und Zusammenstellung fehlender Unterlagen in diesem Bereich häufig länger dauern kann.

Achten Sie dabei beispielsweise auf folgende Sachverhalte:

  • Abstimmung der Schlussbestandswerte des Anlagennebenbuchs mit den Eröffnungsbilanzwerten der Konten des Anlagevermögens im Hauptbuch.
  • Liegen aktuelle Grundbuchauszüge als Eigentumsnachweise für Grundstücke und Gebäude vor?
  • Gibt es aktivierungspflichtige immaterielle Vermögensgegenstände?
  • Gehen Sie die Aufwandskonten durch auf denen ggf. aktivierungspflichtige Sachverhalte aufwandswirksam erfasst sein können (z. B. Instandhaltung, Reparaturen, Fremdleistungen, Rechts- und Beratungskosten, IT-Kosten).
  • Liegen für die wesentlichen Zugänge im Anlagevermögen Rechnungen bzw. Belege vor?
  • Liegen für Abgänge, Verkäufe und Verschrottung von Gegenständen des Anlagevermögens entsprechende Belege vor? Nicht selten müssen bei der Verschrottung von Wirtschaftsgütern entsprechende Eigenbelege erstellt werden.
  • Gab es irgendwelche Anlageverkäufe an Betriebsangehörige oder nahestehende Personen und wurde diese wie unter fremden Dritten abgewickelt?
  • Liegen für neue Wirtschaftsgüter die zu verwendenden Nutzungsdauern für die Ermittlung der planmäßigen Abschreibungen vor? Wurde die Möglichkeit von steuerlichen Sonderabschreibungen geklärt?
  • Gibt es eine Übersicht über alle geleasten Gegenstände und die entsprechenden Leasingverpflichtungen für den Anhang (Kapitalgesellschaften)?
  • Ist eine Übersicht mit allen Anlagegütern vorbereitet, die sicherungsübereignet oder verpfändet sind?

Finanzanlagen, Beteiligungen und Wertpapiere

Hier bietet sich eine gesonderte Aufstellung an, aus der neben Anschaffungskosten und aktuellen Kursen auch die Zins- und Dividendenerträge hervorgehen, damit Wertansätze und Erträge mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden können und die entsprechenden Belege und Bescheinigungen vorliegen.

Achten Sie dabei beispielsweise auf folgende Themen:

  • Liegt eine aktuelle Aufstellung aller Finanzanlagen und Wertpapiere im Umlaufvermögen mit Informationen zu den historischen Anschaffungskosten und dem Marktwert zum Bilanzstichtag vor?
  • Liegen für Zins- und Dividendenerträge alle Abrechnungen vor und sind diese mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt (siehe auch „sonstige Unterlagen“)?
  • Gibt es für den Jahresabschluss eine aktuelle Aufstellung aller verbundenen Unternehmen und Beteiligungen?
  • Wurden aktuelle Jahresabschlüsse sämtlicher verbundener Unternehmen angefordert?
  • Liegen eventuell Gründe und entsprechende Informationen für eine außerplanmäßige Anschreibung bei Beteiligungen vor?
  • Gibt es Informationen zu Gewinnansprüchen aus Beteiligungen.
  • Liegen Kapitalertragsteuer-Bescheinigungen und ggf. Gewinnverwendungsbeschlüsse vor?

Vorratsvermögen

Im Bereich des Vorratsvermögens müssen insbesondere Inventurwerte, Saldenlisten und Aufstellungen für folgende Vermögenswerte vorliegen:

  • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
  • Unfertige Erzeugnisse und unfertige Leistungen
  • Fertige Erzeugnisse und Waren
  • Erhaltene Anzahlungen auf Vorräte

Dazu sollten möglichst die folgenden Sachverhalte vorbereitet werden:

  • Vollständige Inventurwerte und Inventurdokumentation sowie Beschreibung der angewandten Inventurmethode liegen vor.
  • Vollständige Informationen zu Angrenzungen zum Bilanzstichtag, insbesondere:
    • Warenzugängen vor dem Bilanzstichtag, zu denen noch keine Lieferantenrechnung vorliegt.
    • Gebuchte Lieferantenrechnungen, zu denen noch keine Wareneingänge erfasst wurden.
    • Warenausgängen vor dem Bilanzstichtag zu denen noch keine Debitorenrechnung erfasst wurde.
  • Wurden alle Informationen zu bestehenden Außenlagern bzw. bei Dritten gelagerten Waren angefordert?
  • Bereitstellung der Kalkulationsgrundlagen für die Ermittlung der Herstellkosten unfertiger und fertiger Leistungen zum Bilanzstichtag.
  • Aufstellung der Aufträge und Projekte, die über einen längeren Zeitraum abgewickelt werden und folgende Informationen dazu:
    • Laufzeit des Auftrags/Projekts
    • Erwartete Erlöse aus dem Auftrag/Projekt
    • Zahlungsplan mit bereits erfolgten und noch erwarteten Zahlungen
    • Aktueller Abarbeitungsgrad
    • Höhe der bereits angefallenen Herstellkosten
    • Schätzung der noch anfallenden Herstellkosten
  • Informationen, ob aus Aufträgen im Auftragsbestand eventuell Verluste erwartet werden.
  • Bereitstellung von Informationen zu erhaltenen Anzahlungen auf fertige und unfertige Leitungen.

Forderungen/Debitorenbuchhaltung

Sowohl im Bereich der Debitoren als auch der Kreditoren kann die Abstimmung von Personenkonten sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Von daher sollten solche Konten auch bei kleineren Unternehmen unterjährig regelmäßig abgestimmt und um Preisnachlässe und Kleindifferenzen bereinigt werden, dann haben Sie zumindest in diesem Bereich zum Jahresende keine lästige Detailarbeit zu befürchten.

Legen Sie Ihren Fokus lieber auf folgende Tätigkeiten:

  • Prüfen Sie zunächst, ob die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gem. Eröffnungsbilanzwert im abgeschlossenen Geschäftsjahr ausgeglichen wurden.
  • Bereiten Sie ein Offene-Posten-Liste zum Bilanzstichtag vor und ergänzen Sie diese um die Altersstruktur, d. h. Angaben aus denen ersichtlich ist, wie lange Forderungen bereits fällig bzw. überfällig sind.
  • Prüfen Sie ob der Ausweis kreditorischer Debitoren und debitorischer Kreditoren ordnungsgemäß vorgenommen wurde.
  • Legen Sie Informationen bei, welche Zahlungsziele mit den Kunden vereinbart sind.
  • Ergänzen Sie überfällige Forderungen um Informationen zur aktuellen Mahnstufe, d. h. wie oft die offenen Forderungen bereits angemahnt wurden.
  • Informationen zur Umschlagszeit der Forderungen, d. h. wie oft die Forderungen (aus Lieferungen und Leistungen) über den Umsatz umgeschlagen werden, und dem durchschnittlichen Zahlungseingang für Forderungen.
  • Für eine saubere Abgrenzung zum Bilanzstichtag beachten Sie bitte auch die für die Debitorenbuchhaltung relevanten Sachverhalte unter „Vorratsvermögen“.
  • Stellen Sie detaillierte Informationen zum Konto „Forderungsausfälle“ zusammen.
  • Stellen Sie alle sonstigen Informationen über zweifelhafte oder uneinbringliche Forderungen zur Verfügung (z. B. Insolvenzeröffnung, Offenbarungseid).
  • Erstellen Sie eine Übersicht aller Gewährleistungsverpflichtungen die gegenüber Kunden eingegangen wurden sowie aller Forderungen die veräußert, abgetreten oder verpfändet wurden.

Berücksichtigen Sie bei den Forderungen auch, dass die Neudefinition der Umsatzerlöse und die Abschaffung des außerordentlichen Ergebnisses durch das Bilanzrichtlinienumsetzungsgesetz (BilRUG) Ausstrahlungswirkung auf den Ausweis einiger Forderungen hat. Was bislang als sonstige Forderungen gebucht wurde muss unter Umständen zukünftig als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen behandelt werden.

Sonstige Vermögensgegenstände

Für die sonstigen Forderungen oder Vermögensgegenstände sind grundsätzlich die gleichen Vorbereitungen und Arbeitsschritte notwendig wie bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Achten Sie aber beispielsweise auf folgende Sachverhalte:

  • Erstellen Sie eine Übersicht zu den wesentlichen sonstigen Vermögensgegenständen und vergleichen Sie die Positionen mit den Vorjahreswerten.
  • Stellen Sie die unterjährige Entwicklung der Vorjahrespositionen transparent dar.
  • Vermerken Sie bei den sonstigen Vermögensgegenständen am Bilanzstichtag, ob bis zur Übergabe der Jahresabschlussunterlagen gegebenenfalls ein Ausgleich erfolgt ist.
  • Berücksichtigen Sie die den ggf. notwendigen Ausweis von Posten mit einer Restlaufzeit > 1 Jahr
  • Stellen Sie alle Informationen zu Steuerforderungen zusammen (siehe auch Steuern und Sonstige Unterlagen)

Flüssige Mittel und Bankverbindlichkeiten

Zum Jahresabschluss muss die gebuchten Salden der Finanzbuchhaltung mit den Salden lt. Kassenbuch bzw. den Kontoauszügen zum Bilanzstichtag übereinstimmen.

  • Erstellen Sie daher zunächst eine Übersicht aller Barkassen, Geschäftskonten und Bankverbindlichkeiten.
  • Stimmen Sie die lt. FiBu gebuchten Salden mit den Kassenberichten und Kontoauszügen zum Bilanzstichtag ab und legen Sie Kopien der Kassenberichte und letzten Kontoauszüge den Jahresabschlussunterlagen bei (siehe auch sonstige Unterlagen).
  • Stellen Sie sicher, dass Zinserträge, Zinsaufwendungen sowie Nebenkosten des Geldverkehrs und Tilgungen nach dem vereinbarten Abrechnungsmodus berechnet und in der Finanzbuchhaltung verbucht wurden.
  • Stellen Sie sicher, dass in den Jahresabschlussunterlagen alle Informationen zu Verfügungsbeschränkungen bei flüssigen Mitteln und Informationen zu gewährten Kreditsicherheiten enthalten sind.
  • Berücksichtigen Sie, dass für Kapitalgesellschaften die Erstellung eines aktuellen Verbindlichkeitenspiegels notwendig ist.

Rechnungsabgrenzungsposten

Durch die (aktiven oder passiven) Rechnungsabgrenzungsposten werden Zahlungen oder Gutschriften im laufenden Geschäftsjahr dem Zeitraum zugewiesen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Ein typisches Beispiel ist ein Versicherungsbeitrag, der im laufenden Geschäftsjahr gezahlt wurde, aber zum Teil auch Beitrag für Monate im kommenden Geschäftsjahr darstellt.

Achten Sie bei diesen Rechnungsabgrenzungsposten auf folgende Sachverhalte:

  • Stellen Sie sicher, dass die Posten aus der Eröffnungsbilanz im Laufe des Geschäftsjahres ordnungsgemäß abgewickelt und auf den korrekten Aufwands- oder Ertragskonten aufgelöst wurden.
  • Gehen Sie die GuV-Konten durch auf denen üblicherweise zeitraumbezogene Aufwendungen oder Erträge mit abzugrenzenden Sachverhalten (z. B. Versicherungen, Beiträge, Mieten, Zinsen) erfasst werden.
  • Erstellen Sie eine Übersicht der relevanten Sachverhalte und erforderlichen Abgrenzungen.
  • Legen Sie Belege zu den Sachverhalten und den relevanten Abgrenzungszeiträumen zu den Abschlussunterlagen.

Eigenkapital

Die Gliederung und Darstellung des Eigenkapitals im Jahresabschluss nach HGB hängt von der Gesellschaftsform und dem Zeitpunkt der Abschlusserstellung ab.

Stellen Sie bei der Vorbereitung des Abschlusses zumindest folgende Sachverhalte sicher:

  • Stimmen Sie das Konto Gezeichnetes Kapital mit den Angaben im Handelsregister/Gesellschaftsvertrag ab. Organisieren Sie dazu einen aktuellen Handelsregisterauszug und aktuelle Vertragsversionen (siehe auch Sonstige Unterlagen).
  • Bereiten Sie alle Informationen zu Kapitalerhöhungen/-herabsetzungen inkl. Datum der Eintragung im Handelsregister vor und legen Sie diese den Abschlussunterlagen bei.

Auf die Besonderheiten der unterschiedlichen Rechtsformen wird an dieser Stelle nicht eingegangen.

Rückstellungen

Rückstellungen werden nach HGB für ungewisse Verbindlichkeiten oder drohende Verluste zum Abschlussstichtag gebildet.

Dies vorweg geschickt sollten Sie bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses folgende Sachverhalte beachten:

  • Rückstellungen werden z. B. gebildet für Berufsgenossenschaftsbeiträge, Buchführungskosten, Garantieleistungen, unterlassene Instandhaltungen, Jahresabschluss- und Prüfungskosten, Pensionsverpflichtungen, Steuern (laufende und aufgrund von Betriebsprüfungen)
  • Stimmen Sie die Saldovorträge mit den Rückstellungen zum Jahresabschluss ab.
  • Prüfen Sie den Verbrauch der Vorjahresrückstellungen und die korrekte Buchung.
  • Klären Sie, ob für nicht verbrauchte Vorjahresrückstellungen die Gründe für die Rückstellungsbildung weiterhin bestehen oder ob Rückstellungen aufgelöst werden können.
  • Bestehen darüber hinaus Risiken und ungewisse Verbindlichkeiten so dass bestehende Rückstellungen aufgestockt oder neue Rückstellungen gebildet werden müssen? Sind beispielsweise Gerichtsverfahren anhängig und droht eine Inanspruchnahme durch Prozesskosten oder ein zu erwartendes Urteil?
  • Stellen Sie sicher, dass für alle Rückstellungarten und deren Veränderungen entsprechende Belege vorliegen.
  • Klären Sie, ob es drohende Verluste aus schwebenden Verträgen gibt oder ob eine Inanspruchnahme aus Bürgschaften und Abfindungsverpflichtungen droht.
  • Liegen für Pensionsrückstellungen alle Daten zu Versorgungszusagen vor und wurde ein entsprechendes Gutachten erstellt.
  • Fanden steuerliche Außenprüfungen oder sonstige Prüfungen statt und ist mit Steuernachzahlungen zu rechnen?

Ob die Rückstellungen für laufende Steuern den erwarteten Nachzahlungen entsprechen oder ob Anpassungen notwendig sind muss Ihr Steuerberater beurteilen.

Verbindlichkeiten/Kreditorenbuchhaltung

Grundsätzlich erfolgt die Vorbereitung und Abstimmung der Verbindlichkeiten ähnlich wie bei den Forderungen. Auch hier gilt, dass die Abstimmung von Personenkonten sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und daher auch bei kleineren Unternehmen regelmäßig schon unterjährig durchgeführt werden sollte.

Nachfolgend daher nur ein paar allgemeine Tätigkeiten im Rahmen der Vorbereitung des Jahresabschlusses nach HGB:

  • Prüfen Sie, ob die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gem. Eröffnungsbilanzwert im Geschäftsjahr ausgeglichen wurden.
  • Stellen Sie sicher, dass alle eingegangenen Rechnungen und Gutschriften erfasst und verbucht sind.
  • Für eine saubere Abgrenzung zum Bilanzstichtag beachten Sie bitte auch die für die Kreditorenbuchhaltung relevanten Sachverhalte unter „Vorratsvermögen“.
  • Erstellen Sie eine Offene-Posten-Liste zum Bilanzstichtag und wenn möglich eine Altersstrukturliste der Verbindlichkeiten aus der ersichtlich ist, wie lange Verbindlichkeiten bereits fällig bzw. überfällig sind.
  • Prüfen Sie ob der Ausweis kreditorischer Debitoren und debitorischer Kreditoren ordnungsgemäß vorgenommen wurde.
  • Vermerken Sie auf der Offene-Posten-Liste zum Bilanzstichtag die Zahlungsausgänge auf Verbindlichkeiten, die bis zur Übergabe der Jahresabschlussunterlagen erfolgt sind.

Sonstige Verbindlichkeiten

Für die sonstigen Verbindlichkeiten sind grundsätzlich die gleichen Vorbereitungen und Arbeitsschritte notwendig wie bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditorenbuchhaltung) oder auch korrespondierend den Forderungen auf der Aktivseite.

Achten Sie aber beispielsweise auf folgende Sachverhalte und Besonderheiten:

  • Erstellen Sie eine Übersicht zu den wesentlichen sonstigen Verbindlichkeiten und vergleichen Sie die Positionen mit den Vorjahreswerten.
  • Stellen Sie die unterjährige Entwicklung der Vorjahrespositionen transparent dar.
  • Vermerken Sie bei den sonstigen Verbindlichkeiten am Bilanzstichtag, ob bis zur Übergabe der Jahresabschlussunterlagen gegebenenfalls ein Ausgleich erfolgt ist.
  • Stellen Sie bei Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit sicher, dass die Beträge mit den Lohnjournalen übereinstimmen.
  • Stellen Sie bei den Lohnverbindlichkeiten sicher, dass die Beträge lt. Fibu mit der Aufstellung der Lohnbuchhaltung übereinstimmen.
  • Prüfen Sie, ob der Saldo des Lohnverrechnungskontos Null beträgt.
  • Prüfen Sie bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses im neuen Geschäftsjahr, ob die Lohnverbindlichkeiten und die Verbindlichkeiten aus Sozialversicherung ausgeglichen sind.

Umsatzerlöse und sonstige betriebliche Erträge

Auf der Erlösseite hängen sind die vorzubereitenden Unterlagen üblicherweise sehr individuell und abhängig vom zugrundeliegenden Geschäftsmodell.

Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses zumindest auf folgende Sachverhalte:

  • Vergleichen Sie die Umsatzerlöse des Geschäftsjahres mit dem Vorjahr und werfen Sie insbesondere einen Blick auf untypische und große Geschäftsvorfälle.
  • Vergleichen Sie in diesem Zuge auch Skonti, Boni und Rabatte zwischen Geschäftsjahr und Vorjahr.
  • Stellen Sie sicher, dass die Erlöskonten korrekt und einheitlich verwendet wurden.
  • Prüfen Sie, ob alle umsatzsteuerpflichtigen Leistungen mit dem zutreffenden Steuerschlüssel bzw. USt-Satz gebucht wurden.

Berücksichtigen Sie auch die Neudefinition der Umsatzerlöse nach HGB und die Abschaffung des außerordentlichen Ergebnisses nach HGB durch das Bilanzrichtlinienumsetzungsgesetz (BilRUG).

Aufwandskonten

Auch auf der Aufwandsseite sind die Strukturen und vorzubereitenden Unterlagen meist sehr individuell und abhängig vom Geschäftsmodell des Unternehmens.

Überprüfen Sie aber folgende Sachverhalte, sofern dies nicht bereits im Zusammenhang mit den vorbereitenden Tätigkeiten für die Bilanzpositionen erfolgt ist:

  • Vergleichen Sie auch auf der Aufwandsseite das Geschäftsjahres mit dem Vorjahr und werfen Sie insbesondere einen Blick auf untypische und große Geschäftsvorfälle.
  • Überprüfen Sie folgende Aufwandskonten, ob unterjährig als Aufwand gebuchte Sachverhalte evtl. aktiviert werden müssen:
    • Instandhaltungsaufwendungen
    • Reparaturen
    • Fremdleistungen
    • Rechts- und Beratungskosten
  • Prüfen Sie auf den Aufwandskonten mit laufenden Zahlungen, ob alle vertragliche erwarteten Buchungen berücksichtigt sind, z. B. monatliche Miete, quartalsweise Beiträge.
  • Überprüfen Sie, ob auf den Konten für Geschenke und Bewirtungen Sachverhalte gebucht wurden, die ggf. als nichtabziehbare Aufwendungen umgebucht werden sollten.
  • Stimmen Sie die Abschreibungen lt. Finanzbuchhaltung mit den Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung ab.
  • Stimmen Sie den Personalaufwand lt. Finanzbuchhaltung mit den Auswertungen aus der Lohnbuchhaltung ab.

Berücksichtigen Sie zudem, dass die Neudefinition der Umsatzerlöse nach HGB und die Abschaffung des außerordentlichen Ergebnisses nach HGB durch das BilRUG auch Ausstrahlungswirkung auf die Aufwandsseite hat. Was bislang als sonstiger betrieblicher Aufwand gebucht wurde muss unter Umständen zukünftig als Materialaufwand ausgewiesen werden.

Sonstige Unterlagen

Ergänzen Sie die Arbeitspapiere zur Vorbereitung des Jahresabschlusses um folgende Unterlagen und Dokumente, die in jedem Fall für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigt werden:

  • Aktueller Handelsregisterauszug
  • Aktuelle Fassung des Gesellschaftsvertrages
  • Protokolle der Gesellschafterversammlungen (Gewinnfeststellungsbeschlüsse bei GmbHs)
  • Vereinbarung von Gewinnbeteiligungen
  • Aufstellungen über aktivierte Eigenleistungen
  • Unterschriebene Inventur
  • Aufstellungen über die Ermittlung der Herstellungskosten für teilfertige und fertige Arbeiten
  • Bankauszüge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbuch
  • Wertpapier-Depotauszüge
  • Informationen über Rechtsstreitigkeiten
  • Aufstellungen über Resturlaubs-, Überstunden-, Abfindungs-, Provisions- und Boniverpflichtungen gegenüber Mitarbeitern
  • Kopien von Geschäftsführer-Anstellungsverträgen, Pensionszusagen, Ehegatten-Arbeitsverträgen, Darlehens- und Kreditverträgen, Miet- und Pachtverträgen, Leasingverträgen, Gesellschaftsvertrag, Rangrücktrittserklärungen
  • Steuerbescheinigungen und Spendenbelege im Original
  • Steuerbescheide
  • Betriebsprüfungsbescheide
  • Informationen über wesentliche schwebende Kauf- bzw. Verkaufsverträge

Hinweis

Wir hoffen Ihnen mit dieser Seite einen hilfreichen Leitfaden für die Vorbereitung des Jahresabschlusses an die Hand gegeben zu haben. Bitte berücksichtigen Sie aber, dass wir trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen übernehmen können.

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Ansprechpartner
FAS Business Services GmbH Mario Treude Geschäftsführer