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Outsourcing erfolgreich gestalten

Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, dass viele Mitarbeiter einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Nebentätigkeiten verbringen und das eigentliche Kerngeschäft viel zu kurz kommt. Die Identifikation und das anschließende Outsourcing von solchen nicht wertschöpfenden Aktivitäten, Prozessen oder gar ganzen Funktionen bringt viele Vorteile: Konzentration auf das Kerngeschäft, Kosteneinsparungen, Optimierung der Wertschöpfung, erhöhte Flexibilität und die optimale Nutzung von Expertise und Technologie eines spezialisierten Dienstleisters.

Nichtsdestotrotz ist eine Outsourcing-Entscheidung auch mit gewissen Risiken verbunden. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein solches Vorhaben von Beginn an richtig anzugehen und so den Erfolg des Vorhabens sicherzustellen. Insbesondere gilt es dabei die folgenden Aspekte zu beachten.

Prozessoptimierung

Vor dem Outsourcing sollten die betroffenen Prozesse und Aktivitäten im Unternehmen genau analysiert werden. Erst wenn diese klar und eindeutig definiert sind, die Schnittstellen zu anderen Prozessen und Aktivitäten geklärt sind und relevante Erfolgsgrößen feststehen, können sie von externen Dienstleistern reibungslos übernommen und ausgeführt werden. Durch die reine Übertragung der Verantwortlichkeiten an Dritte werden ineffiziente Geschäftsprozesse nicht automatisch besser und bringen somit auch keine Vorteile für das Unternehmen.

 

Auswahl Dienstleister

Bei der Auswahl eines Outsourcing-Partners sind einige Aspekte besonders wichtig. Der Dienstleister muss die fachliche Expertise zur Ausführung der an ihn übertragenen Aufgaben besitzen. Um anfallende Kosten verlässlich prognostizieren zu können ist zudem auf eine detaillierte und transparente Kostenstruktur zu achten; ob eine fixe oder transaktionsbasierte Vergütung vorteilhaft ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Der Partner sollte sich außerdem aktiv einbringen und sukzessive Verbesserungspotenzial aufdecken anstatt sich ausschließlich auf das Abarbeiten vertraglich festgelegter Aufgaben zu beschränken.

 

Change Management

Systematisches Change-Management ist ein integraler Bestandteil jedes Outsourcing-Vorhabens. Bereits vor der Auswahl des Dienstleisters ist es ratsam sich diesbezüglich Gedanken zu machen. Spätestens bei der Beauftragung des Dienstleisters und der Verabschiedung des Projektplans ist ein detaillierter Fahrplan zu erstellen. Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig informiert und mit eingebunden werden, um dem Betriebsklima nicht zu schaden. Nur wenn Outsourcing nicht als externe Bedrohung angesehen wird und ein Verständnis für das Vorhaben geschaffen ist, kann die Umsetzung dauerhaft erfolgreich sein.

 

Business Partnering

Eine gute Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinem Partner hat enormen Einfluss auf den Erfolg von Outsourcing. Durch den Austausch von Erwartungshaltungen, regelmäßige Absprache und Kontrolle sowie gegenseitiges Vertrauen können beide Seiten profitieren. Der optimale Outsourcing Dienstleister versteht sich als proaktiv handelnden Business Partner und sollte auch so verstanden und ins Unternehmen eingebunden werden.