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Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems lohnt sich!

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient – vereinfacht gesprochen – der digitalen Verwaltung von Dokumenten. Das Optimierungspotential durch die Einführung eines DMS greift jedoch wesentlich weiter, denn durch den Einsatz werden dokumentenbasierte Verwaltungs- und Geschäftsprozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch standardisiert und damit verschlankt und optimiert.

Die wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems:

  • In einem DMS werden alle Dokumente digital vorgehalten und können von jedem Mitarbeiter – die entsprechenden Zugriffsrechte vorausgesetzt – auch standortübergreifend gesucht, gefunden und bearbeitet werden.
  • Intelligente Dokumentenerkennung und -auslesung mittels OCR (Optical Character Recognition) unterstützen dabei die Suche und Weiterverarbeitung.
  • Die Einrichtung digitaler Dokumenten-Workflows von einfachen Urlaubsanträgen, über Rechnungsfreigaben bis hin zu komplexen Vertragsverwaltungen ist flexibel und individuell möglich.
  • Zudem können mehrere Kollegen parallel an einem Dokument arbeiten.
  • Lange und intransparente Postwege sowie aufwendiges Suchen von alten Dokumenten im Archiv gehören der Vergangenheit an.
  • Sämtliche Prozessschritte können überwacht und auf Qualität geprüft werden.
  • Der Zugriff kann flexibel und ortsungebunden mittels Webbrowser, Citrix-Umgebung oder Apps für mobile Endgeräte ganz einfach und unkompliziert erfolgen.

Neben der Prozessoptimierung unterstützt die Einführung digitaler Workflows also auch  Qualitätssicherungs- und Compliance-Maßnahmen. Zum Beispiel können Fristen für einzelne Arbeitsschritte gesetzt und bei Nichteinhaltung eskaliert werden. Es können unternehmensindividuelle Regeln für Wertgrenzen, Ausnahmesachverhalte und das Mehr-Augen-Prinzip definiert werden. Bei Abwesenheit von verantwortlichen Mitarbeitern findet eine automatische Weiterleitung an definierte Vertreter statt, wodurch die Bearbeitungsprozesse deutlich beschleunigt werden. Nicht zuletzt ermöglicht ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem den Aufbau von attraktiven und zukunftsfähigen Wertschöpfungsketten wie z. B. die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten oder das Outsourcing von Unternehmensprozessen.

Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems

Die FAS Business Services AG bietet als Dienstleister für das Outsourcing sämtlicher Geschäftsprozesse die Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen zur effizienteren Bearbeitung Ihres gesamten Schriftverkehrs an. Wir sind Spezialisten in der Finanzbuchhaltung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für die Implementierung eines DMS benötigen Sie keine IT-spezifischen Kenntnisse, da dieser Part komplett von uns übernommen werden kann. Gerne erstellen wir Ihnen ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot. Ein Projekt zur Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems startet üblicherweise mit einem Vor-Ort-Workshop zur Aufnahme der relevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen. Im Rahmen eines solchen Workshops analysieren wir aber auch Ihre Prozesse und zeigen Ihnen auf wo gegebenenfalls noch Optimierungspotential steckt. Unsere Outsourcing-Services bieten wir unseren Kunden aber auch ohne die Einführung eines DMS an.

Fragen Sie sich, ob ein DMS das Richtige für Sie ist?

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfordert in der Anfangsphase sicher einen gewissen Zusatzaufwand, aber diese Investition lohnt sich und das Optimierungs- und Einsparpotential ist nachhaltig und signifikant. Wenn Sie sich fragen, ob ein DMS das richtige für Sie ist kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich: Mario Treude, Mario.Treude(at)fas.ag, +49 341 9957908-0.