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Übernahme der Revisionsfunktion bei einem Zahlungsdienstleister

Customer Insight -

Wir wurden von einem international agierenden Zahlungsdienstleister beauftragt eine Revisionsfunktion im Unternehmen zu etablieren und auch inhaltlich auszuführen. Anlass der Beauftragung war, die regulatorischen Anforderungen an ein BaFin-lizenziertes Unternehmen zu erfüllen und gleichzeitig die Prozesse im Unternehmen fortlaufend zu verbessern. 

In einem ersten Schritt erfolgte die organisatorische Einbindung der Revisionsfunktion im Unternehmen die funktionell und auch administrativ direkt der Geschäftsführung unterstellt wurde. Gleichzeitig entwickelten wir die Geschäftsordnung („Internal Audit Charter“) der Revisionsfunktion, mit der Zielsetzung die Aufgabenbereiche und Befugnisse dieser Funktion innerhalb der Organisation festzulegen.

Um eine Basis für die Revisionsprüfungen zu schaffen und Prüfbereiche zu identifizieren, haben wir in einem zweiten Schritt die risikoorientierte Prüfungsplanung durchgeführt. Dieser Workshop-basierte Ansatz erfolgte gemeinsam mit der Geschäftsführung und den jeweiligen Leitern der wesentlichen Funktionen, um die Unternehmensstruktur besser zu verstehen, wesentliche Geschäftsfelder, Einheiten und Prozesse zu identifizieren und daraus Risiken abzuleiten und zu bewerten. Eine enge Abstimmung mit dem Risikomanagement und dem externen Prüfer war dabei erforderlich, um ein ganzheitliches Bild und Verständnis über wesentliche Risiken zu erhalten.  

Im Anschluss daran wurden die bewerteten Risiken gemeinsam mit der Geschäftsführung priorisiert und auf Basis eines Prüfplanes mit den relevanten Prüfbereichen festgelegt und freigegeben. Der Prüfplan beinhaltete einen Pool an möglichen Themen, die eine Revisionsfunktion in Abstimmung mit der Geschäftsführung abdecken kann, ergänzt durch Sonderthemen. 

Abgeleitet vom Prüfplan erfolgte dann die Festlegung der Revisionsthemen für das jeweilige Jahr und die Durchführung der einzelnen Revisionsprüfungen, bei denen wir die Prozesse mit den Fachbereichen besprochen, durch Stichproben analysiert und auf der Basis Feststellungen abgeleitet und Maßnahmen zur Verbesserung definiert haben. Die Ergebnisse wurden dann dem Fachbereich und der Geschäftsführung anhand eines Revisionsberichtes vorgestellt. 

Die Revisionsfunktion führen wir im Auftrag des Unternehmens nun seit mehreren Jahren durch. Jährlich validieren und ergänzen wir mit der Geschäftsführung den Prüfplan, führen maximal vier Prüfungen im Jahr durch und überprüfen auch den Umsetzungsstand der Maßnahmen vergangener Prüfungen („Follow-Up“). Obwohl wir die Revisionsfunktion im Unternehmen ausführen, verbleibt die letztendliche Verantwortung im Unternehmen selbst.