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Tax Compliance Management und der Aufsichtsrat

ARadar -

Worum geht es?

Aufgrund einer andauernden Verschärfung der Rechtslage und einer gestiegenen öffentlichen Wahrnehmung von Steuer- und Aufsichtsratsthemen, ist eine zwingende Beschäftigung des Aufsichtsrates mit Compliance-Management-Systemen (CMS) und Internen-Kontrollsystemen (IKS) im Rahmen einer sorgfältigen Überwachung Pflicht. 

CMS und Tax CMS

Ein Compliance-Management-System überwacht die Einhaltung von allen relevanten externen und internen Regelungen. Zu diesen können sowohl gesetzliche Regelungen, aber auch nicht verbindliche Kodizes oder unternehmensinterne Richtlinien zählen. Folglich fasst ein CMS alle Maßnahmen einer Gesellschaft zusammen, die dazu dienen, ein regelkonformes Verhalten der Mitarbeiter, Dritter und auch des Leitungs- und Überwachungsorgans zu erzielen.

Demnach ist ein Tax CMS der Bereich eines CMS, welcher sich mit der regelkonformen Behandlung von sämtlichen Steuern (auch steuerlichen Nebenleistungen, wie z. B. Verspätungszuschlägen) befasst.
Zweck ist es, dass durch dieses alle steuerrechtlichen Pflichten der Gesellschaft auf allen Ebenen der Organisation erfüllt werden. Dazu gehört unter anderem die fristgerechte und inhaltlich korrekte Abgabe der Steuererklärung.

Bedeutung in der Praxis

In der Praxis hat das Thema Tax Compliance durch ein Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF) vom 23.05.2016 an Relevanz gewonnen, da in diesem zum ersten Mal direkt Bezug auf die Einrichtung eines Tax-IKS genommen wird. Wurde nämlich ein Tax-IKS zur Erfüllung steuerlicher Pflichten eingerichtet, kann dies möglicherweise ein Indiz dafür sein, dass z. B. im Fall von einer fehlerhaften Bemessungsgrundlage weder Vorsatz noch Leichtfertigkeit vorliegen und eine Berichtigung der Steuererklärung (§ 153 AO) somit möglich ist. 

Und was bedeutet das genau für den Aufsichtsrat?

Der Aufsichtsrat hat sicherzustellen, dass ein funktionsfähiges und wirksames CMS eingerichtet ist. Ein Beispiel für ein CMS wird im IDW PS 980 beschrieben.
Tax-Compliance-Management-System nach IDW PS 980

Nach der IDW PS 980 umfasst ein Tax-CMS sieben Grundelemente (Kultur, Ziele, Organisation, Risiken, Programm, Kommunikation, Überwachung und Verbesserung)
Dabei möchten wir auf drei Elemente genauer eingehen, da diese für den Aufsichtsrat besondere Relevanz aufweisen.

Zum einem ist es von großer Bedeutung für die erfolgreiche Implementierung und stetige Verbesserung eines Tax-CMS, eine Compliance Kultur innerhalb des Unternehmens zu schaffen. Dafür muss im gesamten Unternehmen ein Bewusstsein für die Bedeutung der Steuergesetze und der rechtlichen Risiken bei nicht Beachtung dieser herrschen („tone at the top“/„tone from the top“).
Des Weiteren ist es vor allem für den Aufsichtsrat als Überwachungsorgan der Gesellschaft notwendig, die Risiken in diesem Bereich zu kennen. Dafür ist ein steuerlicher Risikomanagement-Prozess zu implementieren sowie die Tax-Compliance- Risiken zu identifizieren, zu gewichten und zu dokumentieren. 

Als abschließendes Grundelement ist die Erforderlichkeit einer kontinuierlichen Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit des Tax-CMS zu erwähnen, da dieses z. B. aufgrund von Gesetzesänderungen angepasst werden muss und auch einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterliegen sollte.

Verantwortlichkeit des Aufsichtsrates

Als Überwachungsorgan sollte der Aufsichtsrat den Vorstand für steuerliche Belange und damit einhergehende Risiken angemessen sensibilisieren und die notwendige fachliche Expertise auf Geschäftsleitungsebene sicherstellen. 

Als weiteren Aspekt sollte der Aufsichtsrat selbst reflektieren, ob sich dessen Mitglieder ausreichend mit dem Thema auseinandergesetzt haben, um den Vorstand vollumfänglich überwachen und auch als aktiver Berater des Vorstands tätig werden zu können, damit die Gesellschaft auch zukünftig auf mögliche steuerliche Herausforderungen vorbereitet ist.

Vorteile für den Aufsichtsrat

Ein umfangreiches Tax-CMS bietet für das Aufsichtsgremium einige weitreichende Vorteile. Zu diesen gehören unter anderem:

  • Die Überwachung des Vorstandes wird effizienter, da mehr Transparenz innerhalb der Arbeitsabläufe erreicht wird und steuerliche Risiken dokumentiert sind
  • Mögliche Haftungsrisiken werden begrenzt
  • Den gesetzlichen Regelungen wird entsprochen
  • Wahlmöglichkeiten und Einsparpotenziale können erkannt und genutzt werden

Unser Service

Wir unterstützen Aufsichtsräte gern bei der Würdigung des (Tax) CMS im Hinblick auf die Funktionsfähigkeit und Vollständigkeit. Weiterhin begleiten und unterstützen wir Boards bei der kontinuierlichen Fortbildung Ihrer Mitglieder in den hier einschlägigen Bereichen wie Tax, IKS, CMS etc. und stehen Ihnen auch bei der individuellen Implementierung eines Tax-CMS in Ihrem Unternehmen durch unsere Experten zur Seite.

Sollten Sie nähere Informationen  wünschen oder weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.