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Steigender Druck auf das Finanzreporting – Implikationen für den Aufsichtsrat

Board Advisory News -

Ein wesentlicher Prozess, der originär in die Überwachungspflicht des Aufsichtsrats beziehungsweise des Prüfungsausschusses fällt, ist der Rechnungslegungsprozess. Eben auf diesen wird sogar im Wortlaut der einschlägigen aktienrechtlichen Regelung Bezug genommen. Die Herausforderung liegt hierbei bei Weitem nicht nur auf der betriebswirtschaftlichen Seite. Vielmehr ist auch ein technisches Verständnis vorteilhaft und gelegentlich unentbehrlich.

Die gestiegene Erwartungshaltung der Interessengruppen sowie der Öffentlichkeit zur sorgfältigen Kontrolle und die verschärften Anforderungen an Kompetenz und Haftung, geben Anlass, den Rechnungslegungsprozess von sämtlichen Perspektiven zu beleuchten.

Einführung

Für den Aufsichtsrat stellt sich die Frage, wie verlässlich und aktuell die ihm vorgelegten Informationen sind. Mit dem nötigen Verständnis für die implementierten Systeme und Prozesse kann und sollte der Aufsichtsrat auch auf Schwachstellen hinweisen und seiner Rolle als kompetenter Berater des Vorstands gerecht werden.

Mit dem Fokus auf das Rechenwerk, befasst sich der Rechnungslegungsprozess beziehungsweise dessen Inhalte mit folgenden Aspekten:

  • der Erfassung laufender Geschäftsvorfälle,
  • der Bestimmung von Parametern für die vorbereitenden Abschlussbuchungen,
  • der Erstellung von Handelsbilanzen I,
  • der normkonformen Bemessung der Ausschüttungen,
  • der Währungsumrechnung,
  • der Ausübung abschlussbezogener Wahlrechte und Beurteilungsspielräume mit dem Ziel der Aufstellung einer Handelsbilanz II,
  • der Konsolidierung sowie
  • der Erstellung eines normkonformen Konzernabschlusses.

Status quo und Risiken

In den letzten Jahren sind häufig Datensilos entstanden, die teilweise dazu geführt haben, dass unterschiedliche Werte berichtet wurden. Um dies zu verhindern wurden umfangreiche, teils manuelle Checks in die Prozesse eingebaut. Nichtsdestotrotz kommt es immer wieder vor, dass falsche beziehungsweise widersprüchliche Daten berichtet werden.

Gleichzeitig müssen auch innerhalb der einzelnen Plattformen sehr viele Schritte manuell durchgeführt werden. Dies führt dazu, dass Prozesse unnötig in die Länge gezogen werden, Mitarbeiter nicht für die Analysetätigkeiten zur Verfügung stehen, teils falsche Zahlen berichtet werden und kein real-time Reporting möglich ist.

Abschließend ist zu erwähnen, dass sowohl beim internen, wie auch beim externen Reporting häufig keine technische Verknüpfung zwischen dem System und dem letztendlichen Bericht besteht. Folglich besteht auch hier das Risiko, dass die verschiedenen Berichtsempfänger unterschiedliche Auswertungen erhalten und keine Sicherheit, dass die Daten nicht noch einmal manuell bearbeitet wurden.

Moderne und integrierte Finanzsysteme

Viele der aufgezeigten Probleme lassen sich durch den Einsatz moderner Finanzsysteme und dem Aufsetzen von stringenten Prozessen verhindern.

Single source of truth

An vorderster Front steht dabei das Ziel ein „Single source of truth“ zu schaffen. Dahinter steht das Konzept, dass sämtliche finanzrelevanten Daten auf einer Plattform bearbeitet und berichtet werden.

Auditierbarkeit

Ein weiterer wichtiger Aspekt moderner Finanzsysteme ist die durchgehende Auditierbarkeit. Der komplette Weg der Daten von dem Upload aus den Vorsystemen, über das Korrigieren und Konsolidieren bis hin zu der Erstellung der Berichte wird hierbei mitprotokolliert.

Reportingfunktionalitäten

Beim letzten Prozessschritt, dem Erstellen der Reports, spielt dieser Aspekt ebenfalls eine wichtige Rolle. Mit modernen Finanzsystemen können sämtliche Berichtsformen direkt aus der Datenbank heraus befüllt werden.

Digitalisierung

Die Digitalisierung bietet viele weitere Möglichkeiten die Prozesse weiter zu automatisieren beziehungsweise die Datenqualität zu steigern. Themen wie Robotic Process Automation (RPA) und Predictive Analytics sind in den modernen Finanzplattformen bereits komplett integriert.

Würdigung durch den Aufsichtsrat

Damit eine Würdigung durch den Aufsichtsrat stattfinden kann, sollte dieser oder der relevante Ausschuss fundierte Kenntnisse haben. Exemplarisch dafür dienen folgende Fragen zur Selbstreflektion:

  1. Sind die Systeme bekannt? Gibt es also einen guten Überblick über die Systemlandschaft?
  2. Aus wie vielen und welchen (Vor-)Systemen setzt sich eigentlich das Rechenwerk rund um das Aufsichtsratsreporting zusammen, welches letztlich ein Bestandteil des Finanzreportings ist?
  3. Ist dem Aufsichtsrat bewusst, bei welchen Themen es manuelle Eingriffe beziehungsweise Anpassungen gibt?
  4. Wurden an diesen Stellen die Kontrollen engmaschiger gesetzt?
  5. Wie aktuell ist der Datenstand der vorgelegten Reportings an den Aufsichtsrat?
  6. Kommen die Daten möglichst korrekt/unverfälscht direkt aus dem System? Oder werden sie manuell erstellt und übertragen (z. B. in Word oder PowerPoint)?
  7. Sind etwaige Moniten zum Rechnungslegungsprozess bekannt und werden sie bezüglich ihrer Behebung überwacht?
  8. Werden sie durch saubere Prozesse behoben oder bestehen durch kurzfristig geschaffene „pragmatische“ Lösungen erneut Risiken?
  9. Erachten Sie Ihre Finanz- und Reportingstruktur als „digital auf gutem Stand“ oder haben Sie den Eindruck, dass es viele Schnittstellen und manuelle Eingriffe gibt?
  10. Sehen Sie Handlungsbedarf auch aus Ihrer Sorgfaltspflicht heraus, die neben der Überwachung nach dem DCGK auch die Beratung vorsieht?

Der Umstieg und seine Risiken

Unternehmen, die sich entscheiden auf eine neue Plattform für die Finanzfunktion zu setzen, sollten bei der Auswahl und der Implementierung einige Punkte beachten.

In erster Linie ist entscheidend, dass sämtliche Stakeholder in den Prozess mit einbezogen werden.

Des Weiteren ist darauf zu achten, dass der Aufbau einer neuen Finanzplattform eine strategische Entscheidung für die nächsten fünfzehn bis zwanzig Jahre ist. Daher muss berücksichtigt werden, wohin sich der Konzern in den kommenden Jahren entwickeln will.

Unser Service

Wir unterstützen Aufsichtsräte gern bei sämtlichen Aspekten in Bezug auf das Finanzreporting und den damit einhergehenden Fragestellungen wie z. B.:

  • Auf welchem Datenstand basieren die vorgelegten Reportings an den Aufsichtsrat?
  • Ist das Finanzreporting inhaltlich vollständig sowie korrekt und besteht ein effektiver sowie effizienter Berichtsprozess?
  • Welche Risiken bestehen innerhalb des Finanzreportingprozesses und werden diese angemessen überwacht?

Den vollständigen Beitrag von Beyer/Haugg können Sie hier downloaden.

Sollten Sie nähere Informationen wünschen oder weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Einen Überblick unserer aktuellen Veranstaltungen für Aufsichtsräte finden Sie hier.

Ansprechpartner
 Dr. Michael Beyer Director