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Praxisreihe: Asset Protection für Aufsichts-, Verwaltungs- und Beiräte

ARadar -

In diesem Newsletter möchten wir unsere Praxisreihe zu dem Thema „Asset Protection“ fortsetzen. Dabei ist zu Beginn erneut anzumerken, dass Aufsichts-, Verwaltungs- und Beiräte auch viele Jahre nach ihrem Ausscheiden aus dem Gremium noch beachtlichen Haftungsrisiken ausgesetzt sein können. Dies folgt daraus, dass beispielsweise Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind. Somit ist es umso wichtiger schon während der Amtszeit als Gremienmitglied gezielte Maßnahmen zu treffen, um eine bestmögliche Absicherung zu erreichen. Aus diesem Grund haben wir uns im letzten Newsletter dem Baustein Kompetenz gewidmet und werden nun auf das Thema der Effizienzprüfung eingehen.

Rechtlichen Grundlagen

Als erstes ist die Ziffer 5.6. DCGK zu erwähnen. Nach dieser soll der Aufsichtsrat regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen. Der Deutsche Corporate Governance Kodex trifft somit eine Empfehlung. Kommt nun ein Gremium dieser Empfehlung nicht nach und unterliegt die Gesellschaft dem sachlichen Anwendungsbereich des § 161 AktG, so müssen das Aufsichts- und Führungsorgan in ihrer Entsprechenserklärung angeben, dass sie dieser Empfehlung nicht nachgekommen sind und erläutern, aus welchen Gründen dies geschehen ist („comply or explain“-Grundsatz). 

Für Aufsichts- und Leitungsorgane von Gesellschaften, die keine Entsprechenserklärung nach § 161 AktG abgeben müssen, ist eine Anwendung der Empfehlungen des DCGK trotzdem anzuraten, da der Kodex die Grundsätze einer guten und vertrauensvollen Unternehmensführung aufzeigt. In diesem Kontext würde dann auch die Effizienzprüfung durchzuführen sein, mit deren Ergebnissen aktiv (Haftungs-)Risiken reduziert werden können.

Hinzu kommt der § 25d KWG (Kreditwesengesetz), den die Aufsichts-, Verwaltungs- und Beiräte von Kreditinstituten beachten müssen. Dieser schreibt vor, dass Aufsichtsrat und Geschäftsleitung einmal jährlich im Hinblick auf Eignung, Größe und Struktur individuell und kollektiv zu beurteilen sind.

Ziele

Bei der Effizienzprüfung handelt es sich im Grunde um eine Überprüfung der Leistungsfähigkeit. Diese kann sich sowohl rein auf den Aufsichtsrat beziehen oder, wie im Falle des §25d KWG, auch die Geschäftsleitung mit einschließen.

Die Ziele sind daher, mögliche Verbesserungspotentiale zu erkennen, diese umzusetzen und über diesen Weg die Einhaltung der Sorgfaltspflicht sicherzustellen. Ein weiterer Effekt ist das daraus resultierende geringere Haftungsrisiko, da auf systematische Weise an der Leistungsfähigkeit gearbeitet wird.

Inhalte

Eine genaue Definition einer vorschriftsmäßigen Effizienzprüfung geben sowohl der DCGK wie auch der § 25d KWG nicht vor. Typischerweise ist das Kernelement ein unternehmensspezifisch erarbeiteter Fragebogen, der in der Regel online von jedem Teilnehmer bearbeitet werden kann. Ergänzende Interviews und Dokumentenauswertungen runden die Analyse ab. Insbesondere für die Interviews, die Auswertungen und Aufbereitungen der Umfrageergebnisse sowie Erfahrungseinblicke in die Arbeitsweise anderer Aufsichtsratsgremien bietet sich die Begleitung durch externe Berater an.

Zu den Themenschwerpunkte einer Effizienzprüfung zählen unter anderem die Ausschussarbeit, die Informationsversorgung, die Kultur der Zusammenarbeit, die Weiterentwicklung des Gremiums etc. Als Erweiterung schreibt der § 25d KWG vor, dass auch die Geschäftsleitung umfangreich in die Evaluation mit einzubeziehen ist und die Kenntnisse der einzelnen Mitglieder des Aufsichts- und Leitungsorgans Berücksichtigung finden sollen. Der § 25d KWG verschärft somit die Effizienzprüfung für Kreditinstitute.

Bei dem Turnus ist anzumerken, dass der DCGK das Wort „regelmäßig“ verwendet. Da die Entsprechenserklärung zum DCGK jedoch nach § 161 AktG einmal jährlich abzugeben ist, werden Effizienzprüfungen oftmals ebenfalls einmal jährlich durchgeführt oder es besteht ein anderer fixer Turnus (z. B. alle drei Jahre).

Unser Service

Wir begleiten Aufsichtsratsgremien seit vielen Jahren bei diesen Fragestellungen und arbeiten gemeinsam mit Ihnen zum Beispiel an nachfolgenden Aspekten:

  • Durchführung von Effizienzprüfungen
  • Ableitung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen und gemeinsame Umsetzung
  • Sicherstellung optimaler Board-Setups (Ausschüsse, Satzungen, Weiterbildungen etc.)
  • Schulungen für Ihr Gremium zu allen relevanten Themengebieten

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Kompetenzbereich „Effizienzprüfung des Aufsichtsrates“ oder im persönlichen Gespräch.