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Nur schnell weg! – Die Sache mit der heißen Kartoffel

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Kennen Sie auch dieses Phänomen? In kleinerer Dimension am frühen Abend, zunehmend an Freitagnachmittagen, in mittlerer Ausprägung vor Beginn der Sommerferien und gefühlt am schlimmsten vor den Weihnachtsfeiertagen? Jeder versucht mehr oder minder verzweifelt seinen Schreibtisch oder – in virtueller Form – seinen E-Mail-Posteingang leer zu räumen und alle Aufgaben bis zu diesem Stichtag vermeintlich zu erledigen. Damit kann man dann, so zumindest die Hoffnung, ohne schlechtes Gewissen und ohne sich noch weitere Gedanken über aus- und anstehende Tätigkeiten zu machen in die freien Tage gehen. Ein Blick auf den leeren Schreibtisch und Posteingang sagt: Jawohl, alles ist erledigt, man darf jetzt gehen oder auf gut schwäbisch und streng pietistisch: „Es isch g’schafft!“.

Dies wird häufig begleitet von zwei weiteren Erscheinungen: Zum einen nimmt die Neigung zu, bestimmte Themen nicht vollständig abzuschließen, sondern lediglich bis zu dem Stadium „zwar noch nicht ganz fertig, aber so gut wie“ – wobei die Wahrnehmung des „so gut wie“ eine zunehmende Toleranz mit sich näherndem Arbeitszeitende verspürt. Hauptsache weg aus meinem (sichtbaren) Verantwortungsbereich und meine gefühlte Pflicht getan. Es ist nicht nur schade, wenn halbgare Aufgaben auf Grund von abnehmendem Pflichtbewusstsein – ggf. in Kombination mit mangelndem Projekt- und Zeitmanagement – weitergegeben werden, sondern umso ärgerlicher für denjenigen, bei welchem dieses Ergebnis dann landet.

Hierbei handelt es sich um die zweite Folge: Derjenige, der früher geht – womöglich, weil er alle seine Aufgaben bereits wirklich ordnungsgemäß erledigt hat – sieht zwar einen leeren Arbeitsplatz zum Zeitpunkt seines Verlassens vor sich. Doch dieser Zustand kann sich innerhalb kürzester Zeit dramatisch ändern. Jetzt landen nämlich die (teilfertigen) Arbeitsergebnisse der anderen Kollegen bei ihm und schon ist es wieder da, das schlechte Gewissen auf Grund der unerledigten Themen im Posteingang, die im schlimmsten Fall gar nicht die eigenen sind. Können Sie das bitte übernehmen, ich muss leider gehen. Was man alles „muss“, wenn man „will“... Rein gewissensmäßig gewinnt meistens derjenige, welcher am längsten vor dem Stichtag online bleibt und dadurch die Möglichkeit besitzt „alles“ vom Posteingang in den Postausgang zu verschieben. Prinzip „heiße Kartoffel“: Nimm Du, nein Du und dann schnell weg!

Was kann man dafür bzw. dagegen tun? Nun, ein sinnvoller Ansatzpunkt ist sicherlich für seine eigenen Aufgaben ein adäquates Zeit- und Projektmanagement sicherzustellen, damit die Aufgaben in der geforderten Qualität zeitgerecht erledigt werden. Würden alle dies umsetzen, wäre es ein großer Schritt nach vorne. Eine weitere Maßnahme fällt eher in den didaktischen Bereich: Landet die oben erwähnte, hoch temperierte Erdfrucht bei Ihnen und ist das Ergebnis nicht angemessen oder handelt es sich womöglich nicht um die ihrige, dann kann es helfen, diese einfach wieder zurückzugeben. Dies hilft zumindest beim nächsten Mal, da der Empfänger der Rücksendung dann erkennt, dass seine Vorgehensweise so nicht funktioniert. Nicht erfolgreich ist dieser Weg allerdings, soweit es sich um eine zeitkritische Aufgabe handelt und eine Erledigung trotz Abwesenheit des ursprünglichen Senders erforderlich ist. Last but not least, helfen auch adäquate Stellvertreterregelungen und ordnungsgemäße Übergaben, insbesondere vor dem Urlaub, weiter.

Um Ihren Posteingang während der Urlaubssaison nicht zusätzlich zu befüllen, legen wir mit unserem Blog eine Sommerpause ein. Wir lesen uns dann wieder ab Mitte September.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine schöne, erholsame Urlaubszeit und, dass die heißen Kartoffeln nicht bei Ihnen landen!

Bis bald

Ihr
Ingo Weber