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Nachhaltige Effizienzsteigerung durch P2P-Prozessoptimierung im Rahmen der digitalen Bestellungs- und Rechnungseingangsverarbeitung

Customer Insight -

Als einer der Marktführer in seinem Segment ist unser Mandant auf die Produktion und Vermarktung diverser Haushaltsartikel, wie beispielsweise Koch- und Backutensilien, spezialisiert und ist zudem seit Juni 2019 ein Portfoliounternehmen einer international tätigen Private Equity-Gesellschaft. Die dadurch entstandene Notwendigkeit einer neuen Finance- und IT-Struktur unterstützte die FAS durch einen Workshop hinsichtlich der IT-Landschaft und Prozessschnittstellen in Vorbereitung auf das geplante Outsourcing. Ziel des Workshops war es, die bestehende Systemlandschaft sowie die Ist-Prozesse im Finanzbereich (mit Fokus auf die Finanzbuchhaltung und den P2P-Prozess) aufzunehmen und Empfehlungen für eine der Unternehmensgröße angemessene und effiziente künftige Finance- und IT-Struktur zu geben.

Kernelement im Rahmen der Optimierung des P2P-Prozesses war die vollumfängliche Digitalisierung der Bestellungs- und Rechnungseingangsverarbeitung unter Berücksichtigung der Bedürfnisse des Mandanten. Ein einheitliches Bild der vorliegenden Situation wurde hierbei durch die Spezialisten der FAS im Rahmen der oben genannten Aufnahme der bestehenden P2P-Prozesse gezeichnet, sodass ableitend daraus ein Anforderungsprofil an die künftige digitale Bestellungs- und Rechnungseingangsverarbeitung entwickelt werden konnte. Bestandteile dieses Anforderungsprofils waren insbesondere:

  • der Integrationsgrad in SAP
  • die Qualität im Rahmen der OCR-Erkennung
  • die Zukunftsfähigkeit der neuen Lösung

Auf Basis dieses detaillierten Anforderungsprofils erfolgte durch die FAS eine Vorabselektion diverser Lösungen potenzieller Anbieter. Durch diese Vorabselektion gelang es, dem Mandanten drei aussichtsreiche Lösungsanbieter, welche die Bedürfnisse bestmöglich erfüllten, zu präsentieren. Diese wurden anschließend im Rahmen einer detaillierten Anbieterauswahl näher betrachtet. So wurden in diversen Review-Runden die Anbieter beziehungsweise die Lösungen tiefergehend analysiert und auf die Kompatibilität mit den explizierten Anforderungen des Mandanten hin geprüft. Hier kristallisierte sich letztendlich ein aussichtsreicher Anbieter deutlich heraus, sodass in der finalen Phase die Konkretisierung der Rahmenbedingungen und Konditionen durch die FAS erfolgte.

Die Implementierung der Lösung erfolgte sodann durch ein Kompetenz-Team bestehend aus Experten der FAS und des Anbieters. Im Rahmen eines zu Beginn absolvierten P2P-Workshops wurden letzte Details und Mandantenbedürfnisse klar definiert, sodass die Implementierung der Lösung effizient und zeitnah erfolgen konnte. Während der Implementierungsphase unterstützte weiterhin das Kompetenz-Team den Mandanten bei allen aufkommenden Anliegen und Fragestellungen. Nach Abschluss der Implementierungs- und Testphase erfolgte das „Go-live“. Die Einführung einer solchen digitalen Bestellungs- und Rechnungseingangsverarbeitung bewirkt beim Mandanten eine deutliche Steigerung der Qualität und Effizient. Die Bearbeitung von beispielsweise Papierrechnungen wird somit überflüssig. Die Eingangsrechnungen durchlaufen volldigital die zielgerichtet gestalteten Workflows, sodass eine optimierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen möglich wird. Dies beginnt bei der Transformation der Rechnung in das richtige digitale Format (unter anderem volle Durchsuchbarkeit der Dokumente), der Prüfung der sachlichen und formalen Richtigkeit der Rechnung bis hin zu genau definierten Freigabehierarchien und Fristenmeldungen durch das System. Hinzu kommt, dass alle Schritte selbstverständlich automatisiert erfolgen. Durch den erfolgreichen Abschluss der Prozessoptimierung konnte die FAS den Mandanten auf dem Weg in die digitale Zukunft erfolgreich unterstützen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Digitalisierung des Rechnungseingangs benötigen oder sonstige Fragen zu unseren Dienstleistungen im Bereich Finance Optimization haben, stehen Ihnen unser Partner Jürgen Diehm und unser Director Thorsten Eska gerne zur Verfügung.