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FISG-Readiness: Neuregelungen ab dem 1. Januar 2022

Board Advisory News -

Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick über die aufsichtsratsrelevanten Neuregelungen des FISG, die am 1. Januar 2022 in Kraft treten, geben. Eine frühzeitige Auseinandersetzung des Überwachungsgremiums mit den nachfolgenden zwei Themen sowie den diesbezüglichen Handlungsempfehlungen ist ratsam, um etwaige Anpassungsbedarfe zeitgerecht umsetzen zu können.

Einrichtung eines Prüfungsausschusses

Derzeit ist in § 107 Abs. 3 AktG normiert, dass der Aufsichtsrat einen Prüfungsausschuss bestellen kann.

Zukünftig muss der Aufsichtsrat einer Gesellschaft, die Unternehmen von öffentlichem Interesse ist, einen Prüfungsausschuss im Sinne des § 107 Abs. 3 S. 2 AktG einrichten. Hierbei ist zu beachten, dass Gremien, soweit sie nur aus drei Mitgliedern bestehen, zugleich als Prüfungsausschuss gelten. Weiterhin muss der Prüfungsausschuss die Voraussetzungen nach § 100 Abs. 5 AktG erfüllen (beachte hierzu die Ausführung in dem Artikel „FISG-Check-up: Anforderungen ab dem 1. Juli 2021“).

Sollte die dargestellte Neuerung bisher noch nicht innerhalb Ihres Organs umgesetzt worden sein, so sollte zeitnah ein entsprechender Prüfungsausschuss eingerichtet werden. Hierfür sind gegebenenfalls Anpassungen in den Satzungen oder Ordnungen wie zum Beispiel Informationsordnung, kompetente Besetzung etc. vorzunehmen.

Direktbefragung von nachgeordneten Mitarbeitern

In § 107 Abs. 4 S. 4-6 AktG sieht das FISG vor, dass jedes Mitglied des Prüfungsausschusses über den Ausschussvorsitzenden unmittelbar bei den Leitern derjenigen Zentralbereiche, die für Aufgaben zuständig sind, die den Prüfungsausschuss betreffen, Auskünfte einholen kann. Hierzu zählen insbesondere der Leiter der Internen Revision, des Risikomanagements, des Rechnungswesens sowie des Controllings. Hat der Ausschussvorsitzende eine Auskunft eingeholt, so hat er diese, allen Mitgliedern des Prüfungsausschusses mitzuteilen. Ebenfalls ist der Vorstand hierüber unverzüglich zu unterrichten.

Demgegenüber sehen die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen ein Informationsmonopol des Vorstandes vor, das der Aufsichtsrat nicht umgehen darf. Ein Dritter darf daher nur befragt werden, wenn ein Informationsersuchen an den Vorstand gestellt wurde und zumindest ein Mitglied von diesem bei der Befragung anwesend ist. Ansonsten ist eine Direktbefragung nur in besonderen Ausnahmenfällen möglich. Solche Ausnahmefälle sind dann gegeben, wenn es Anhaltspunkte für einen Compliance-Verstoß des Vorstandes oder eines Mitgliedes gibt, ein dringender Verdacht einer groben Pflichtverletzung und keine Abhilfe durch die übrigen Mitglieder des Leitungsorgans möglich ist, das Leitungsorgan nicht zutreffend oder vollständig trotz Aufforderung berichtet oder Informationen bewusst zurück hält. Weiterhin können im Rahmen von Ermittlungen auch direkt Mitarbeiter befragt werden, wenn die Einschaltung des Vorstandes die Anhörung vereiteln könnte.

Dem Überwachungsorgan ist im Hinblick auf die Neuregelung zu empfehlen, dass es die wesentlichen Ansprechpartner und das Verfahren festlegt (zum Beispiel Vorstand ist bei Auskunftsverlangen in Kopie zu nehmen, Informationsordnung, Information der übrigen Ausschuss- und Aufsichtsratsmitglieder etc.).

Unser Service

Wir unterstützen Aufsichtsräte gern bei sämtlichen Aspekten in Bezug auf die anstehenden Änderungen durch das FISG und den damit einhergehenden Fragestellungen wie zum Beispiel:

  • FISG-Assessment zur Implementierung eines FISG-konformen IKS und RMS aus Sicht des Aufsichtsrats
  • Erfüllt der Prüfungsausschuss die Anforderungen des FISG?
  • Sind Ansprechpartner, Verfahren und Informationsflüsse FISG-konform geregelt?

Sollten Sie nähere Informationen wünschen oder weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Einen Überblick unserer aktuellen Veranstaltungen für Aufsichtsräte finden Sie hier.

Ansprechpartner
 Dr. Michael Beyer Director