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Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit elektronischen Signaturen

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Die fortschreitende Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen legt nahe, auch die handschriftliche Unterschrift von Dokumenten auf eine elektronische Signatur (eSignatur) umzustellen, um Herkunft, Echtheit sowie Unversehrtheit von Dokumenten sicherzustellen. Die Verwendung der eSignatur kann insbesondere eine Effizienzsteigerung in Form von Zeit- und Kostenersparnissen generieren und führt nicht nur zu einer Modernisierung der Arbeitsweise, sondern erhöht auch die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit der Organisation.

Bestätigungen, Genehmigungen oder Vereinbarungen via E-Mail führen zwar oftmals zu einer Zeitersparnis, jedoch ist die Nachvollziehbarkeit der Richtigkeit der Identität nur beschränkt möglich. Die handschriftliche Unterschrift weist eine höhere rechtliche Verbindlichkeit auf, deren Prozess einschließlich ausdrucken und einscannen jedoch relativ lange dauert und somit aufwendig ist. Daher bieten eSignaturen Vorteile und Chancen zur Prozessoptimierung im Unternehmen. Bei der elektronischen Signatur sind je nach gewünschter Verbindlichkeit vier Formen zu unterscheiden:

  • Die einfache eSignatur kann für Vereinbarungen genutzt werden, die keiner Schriftform bedürfen, diese kann damit von den Vertragsparteien eigenständig festgelegt werden. Bei der technischen Umsetzung kann es sich beispielsweise um den Versand einer E-Mail handeln, welche die Identität des Absenders preisgibt oder um eine eingescannte Unterschrift, die als Bild-Datei unter ein Dokument gesetzt wird.
  • Die fortgeschrittene eSignatur wird insbesondere durch Signaturfelder in PDF-Formaten umgesetzt. Diese werden mit einem dem Urheber einmalig zur Verfügung gestellten Schlüssel erzeugt und entsprechen somit technisch gesehen einem Software-Zertifikat. Durch den höheren Beweiswert eignet sich die fortgeschrittene eSignatur für Transaktionen mit einem mittleren rechtlichen Risiko und kann vor allem für Verträge oder Angebote im B2BGeschäft genutzt werden.
  • Zur Verwendung einer qualifizierten eSignatur müssen sich die Nutzer registrieren und ihre Identität bestätigen. Dies erfolgt über akkreditierte EU-Vertrauensdienstleister (Verzeichnis der Bundesnetzagentur), die zur Erstellung geeignete Geräte herausgeben, um die darauf gespeicherte zertifikatsbasierte digitale ID verwenden zu können. Im Rahmen einer cloudbasierten qualifizierten Signatur wird der Unterschriftenprozess durch eine PKI (Public Key Infrastructure) geschützt und ermöglicht über eine Schnittstelle eine Fernsignatur.
  • Das elektronische Siegel stellt das Äquivalent zur elektronischen Signatur für juristische Personen (Unternehmen, Hochschulen, Behörden, etc.) dar und ist z. B. bei amtlichen Bescheiden, Zeugnissen oder Urkunden einsetzbar.

Ausgeschlossen von der elektronischen Signatur sind Annahmen von Anweisungen (§ 784 BGB), Inhaberschuldverschreibungen (§ 793 BGB), die Abtretung von Brief-Grundpfandrechten (§ 1154 Abs. 1 BGB), Pflegeverträge (§ 120 SGB XI) sowie Scheck und Wechsel (Art. 1 SchG und Art. 1 WG). Dokumente dieser Art bedürfen daher explizit der Papierform.

Die rechtliche Basis der genannten eSignaturen stellt die europäische Verordnung eIDAS („electronic IDentification, Authentication and trust Services“) dar, die seit dem 01.07.2016 in Kraft ist. Anwendung findet diese für alle Personen oder Unternehmen, die in der EU tätig sind und zur Verifizierung der Identität elektronische Identifizierungssysteme einsetzen. Die Neuerungen dienen dazu, die eSignatur europaweit zu standardisieren und die Rechtsgültigkeit sicherzustellen, so dass das Vertrauen in elektronische Transaktionen im EU-Binnenmarkt gestärkt wird. Die fortgeschrittene und die qualifizierte eSignatur werden hierbei als sichere Signaturen bezeichnet, da sie die Identität des Unterzeichners nachweisen und so mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sind.

Im Rahmen der Einführung einer eSignatur im Unternehmen stellt sich auch die Frage, welche Beweiskraft diese im Falle eines Rechtsstreits vor Gericht besitzt. Da nicht für alle Rechtsgeschäfte die Papierform notwendig ist (insbesondere nicht beim Abschluss der meisten Verträge), gilt grundsätzlich: Es können alle Formen der eSignatur per Augenscheinbeweis als Beweismittel vor Gericht genutzt werden. Das bedeutet, dass auch der einfachen eSignatur eine Beweiskraft zukommt und diese nicht vom Gericht per se abgesprochen werden darf. In jedem Fall muss die sich auf die Signatur beziehende Partei ihre Echtheit beweisen; da dies ebenfalls bei handschriftlichen Unterschriften erfolgen muss, stellt dies keinen Nachteil für eSignaturen im Rechtsverkehr dar. Die qualifizierte eSignatur hat, wenn sie den Anforderungen der eIDAS Verordnung entspricht, das höchste Sicherheitsniveau und damit auch die höchste Beweiskraft (vergleichbar mit Papierurkunden).

Da folglich alle eSignaturen eine bestimmte Rechtsgültigkeit aufweisen, spricht insoweit nichts gegen die Einführung von eSignaturen im Unternehmen.

Es lässt sich festhalten, dass die Wahl der richtigen elektronischen Signaturform gründlich überlegt werden sollte und sowohl die Kosten (technische Ausstattung, Softwareimplementierung) als auch der interne organisatorische Abwicklungsaufwand der jeweiligen eSignatur im Hinblick auf das eigene Geschäftsmodell sowie die damit verbundenen Anforderungen an die Prozesse, insbesondere der Schriftformerfordernisse, berücksichtigt werden sollten. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass, je höher das gewünschte bzw. benötigte Sicherheitsniveau ist, desto höher fallen die damit verbundenen Kosten und der Aufwand aus. Daher sollten Notwendigkeit/Relevanz einerseits und Benutzerfreundlichkeit andererseits gegeneinander abgewogen werden.

Da für rund 90 % der rechtsgültigen Dokumente und Verträge einfache und fortgeschrittene eSignaturen ausreichend sind, sollte die qualifizierte eSignatur nur gewählt werden, wenn diese auch für bestimmte Vertragsarten tatsächlich benötigt wird bzw. wenn der Inhalt des zu unterschreibenden Dokuments ein besonders hohes Risiko für Verbraucher, Angestellte oder das Unternehmen darstellt. In diesem Zusammenhang empfiehlt sich insbesondere im B2B- und B2C-Geschäft, in der Formklausel des jeweiligen Vertrags festzuhalten, ob eine bestimmte Form der eSignatur als rechtskräftig angesehen wird.

Unabhängig von der letztendlich ausgewählten Form der eSignatur lassen sich deutliche Vorteile aus der Digitalisierung des Signierungsprozesses ableiten. Neben der Verringerung von Prozessdurchlaufzeiten, der Vereinfachung des Nachhalteprozesses von Signaturen durch einen automatisierten und zentralisierten Workflow und der Minimierung von Papier- und Versandkosten wird eine höhere Verbindlichkeit und damit eine bessere Einhaltung von Vereinbarungen gewährleistet.

In der nächsten Ausgabe des WTS Journals folgt eine Übersicht zu ausgewählten Anbietern für die verschiedenen Formen der eSignaturen. Auch sollen Einblicke zur (technischen) Implementierung im Unternehmen, insbesondere zur Anbindung an die bereits bestehenden IT-Infrastrukturen (z. B. ERP-, DMS-Systeme), gegeben werden.

Autorin: Pia Raabe

Ansprechpartner
 Jürgen Diehm Partner