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Die AR-DIN: Lästige Normierung oder nützliche Hilfestellung?

ARadar -

Die jüngst veröffentlichte DIN SPEC 33456 richtet sich speziell an Aufsichts-, Verwaltungs- und Beiräte. Sie beinhaltet Leitlinien zur Unterstützung der Mandatsträger und richtet sich primär an Gremien kapitalmarktorientierter Unternehmen.

Eine Empfehlung zur Einhaltung der DIN gilt aber nicht nur für diese, sondern auch für Gremien kleiner Unternehmen ohne jegliche Kapitalmarktorientierung. Auch in KMUs kann die DIN dazu dienen wesentliche Themen im Hinblick auf die Sorgfaltspflicht im Blick zu behalten und die eigene Mandatsarbeit auf Angemessenheit und Vollständigkeit zu prüfen. 

Die Norm kann zudem genutzt werden, um Ihr Gremium einerseits effizient zu gestaltet und andererseits Ihrer Überwachungsaufgabe in angemessenem Umfang zu entsprechen. 

Von einer unmittelbaren Übertragung der DIN SPEC auf Ihr Unternehmen bzw. auf die Organisation Ihres Gremiums ist jedoch abzusehen, da eine individuelle Anpassung an Ihre spezifische Situation in der Regel angebracht ist. 

Die wesentlichen Inhalte der Leitlinien werden in der folgenden Prozesslandkarte verdeutlicht.

Im ersten Prozess der DIN SPEC geht es um die Nominierung neuer Aufsichtsratsmitglieder und Besetzung vakanter Positionen. Der Prozess untergliedert sich in drei weitere Subprozesse. 

  • Erstellung eines Anforderungsprofils
  • Suche nach geeigneten Kandidaten
  • Besetzung

Bei der Erarbeitung dieses Anforderungsprofils sind gemäß der DIN SPEC einige Aspekte (z. B. das Kompetenzprofil des Gesamtgremiums) zu berücksichtigen, die den Rahmen für das Anforderungsprofil definieren. Das Kompetenzprofil des Gesamtgremiums ist relevant, da dass Aufsichtsratsgremium möglichst vielfältig aufgestellt sein sollte und gerade im Zuge von Neubesetzungen potentielle Defizite gut abgefangen werden können.

Von den Leitlinien wird dabei nur der Besetzungsprozess für die von den Anteilseignern gestellten Aufsichtsratsmitgliedern erfasst. Als Orientierung kann er selbstverständlich auch für andere potentielle Mitglieder des Aufsichtsrats adaptiert werden.

Als Empfehlung der DIN SPEC lässt sich der nachfolgende Ablauf für die Erstellung des ersten Subprozesses, nämliche der Erstellung des Anforderungsprofils, nennen. Das Gremium sollte zu Beginn ein schriftliches Anforderungsprofil erstellen, welches unter anderem die Fach- und Branchenkenntnisse, die für ein zukünftiges Aufsichtsratsmitglied von Bedeutung sind, berücksichtigt. Des Weiteren sollten auch dessen Soft-Skills einbezogen werden. Hinzu kommen Anforderungen, die sich beispielsweise aus dem Wachstum des Unternehmens ergeben oder aus sich ändernden Geschäftsmodellen.

Nachdem das Anforderungsprofil durch den Aufsichtsratsvorsitzenden oder den Normierungsausschuss erstellt und dem gesamten Gremium vorgestellt wurde, wird über dieses abgestimmt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet.

Im zweiten Subprozess, der Identifizierung geeigneter Kandidaten, obliegen dem Gremium bzw. dem Aufsichtsratsvorsitzenden verschiedene Aufgaben. 

  • Ausfertigung einer „longlist“ in der alle geeigneten Kandidaten erfasst werden
  • Erstellung einer „shortlist“ durch interne Abstimmungen und einem Abgleich mit dem Anforderungsprofil
  • Einladung geeigneter Kandidaten zu einem Auswahlgespräch
  • Präsentation der Kandidaten im Gesamtgremium

Im letzten Subprozess, der Besetzung und Berufung, wird z. B. im Fall einer Aktiengesellschaft eine Hauptversammlung einberufen, auf der der Kandidat zur Wahl gestellt wird. Bei der daran anschließenden konsultierenden Sitzung des Aufsichtsrats werden unter Umständen neue Mitglieder der einzelnen Ausschüsse bestimmt und es erfolgt eine Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister (§ 106 AktG). Insbesondere beim Berufungsprozess sind rechtsform- und branchenspezifische Besonderheiten zu beachten.

Wir unterstützen Sie gerne bei der individuellen Umsetzung der „DIN für Aufsichtsräte“ in Ihrem Unternehmen. Weiterhin begleiten und unterstützen wir sowohl Boards bei der Suche nach geeigneten Kandidaten als auch Kandidaten bei der Besetzung geeigneter Mandate. Sollten Sie nähere Informationen zu den weiteren Prozessen (siehe Prozesslandkarte) benötigen, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.