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CSR-Check zur Rolle des Aufsichtsrats

ARadar -

In unserem aktuellen Newsletter FAS ARadar 02.2020 sowie dem folgenden Newsletter möchten wir uns dem Thema „Corporate Social Responsibility“ (CSR) widmen und auf die wesentlichen Kernthemen aus Sicht des Aufsichtsrats näher eingehen:

  1. Die Rolle des Aufsichtsrats im Hinblick auf CSR-Themen (dieser Newsletter).
  2. Das CSR-Reporting des Vorstandes an den Aufsichtsrat (ARadar Q3 2020)
  3. Die nichtfinanzielle Erklärung der Gesellschaft (ebenso ARadar Q3 2020).

Die Berücksichtigung von CSR-Themen hat hierbei für den Aufsichtsrat besondere Relevanz, da dieser im Rahmen seiner Überwachungsfunktion u.a. für die Sicherstellung des regelkonformen Verhaltens des Vorstandes verantwortlich ist. Daher möchten wir Ihnen in diesem Artikel ein CSR-Check für die Selbstevaluation in Bezug auf die Rolle des Aufsichtsrats zur Verfügung stellen. Folgende Fragen sollten Sie fundiert beantworten können:

  • Was meint und umfasst der Begriff „Corporate Social Responsibility“?
  • Welche Aufgaben obliegen dem Aufsichtsrat im Rahmen der CSR-Strategie?
  • Gibt es in Ihrem Unternehmen eine CSR-Strategie und wenn ja, ist diese angemessen?
  • Hat der Aufsichtsrat CSR-Aspekte im Rahmen der Besetzung des Vorstandes und der Vergütungspolitik zu berücksichtigen?
  • Wurden diese in Ihrer Gesellschaft berücksichtigt?
  • Kennen Sie die Pflichten des Überwachungsorgans in Bezug auf CSR-Themen?
  • Können die Pflichten des Aufsichtsrats delegiert werden?
  • Wurden die Pflichten in Ihrem Unternehmen delegiert (z. B. an einen Ausschuss)?

Bei Bedarf stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite (z. B. mit fachlichen Schulungen oder bei der Implementierung von geeigneten Prozessen zur Einhaltung der Regularien bzw. der Vermeidung und Steuerung etwaiger CSR-Risiken). 

Was meint und umfasst der Begriff „Corporate Social Responsibility“?

Der Begriff der „Corporate Social Responsibility“ ist sehr weitgefasst und beschreibt die Auswirkungen des betreffenden Unternehmens auf die Gesellschaft sowie dessen Verantwortung für ein nachhaltiges Wirtschaften im Hinblick auf soziale, ökologische und ökonomische Aspekte.

Zu diesen Aspekten zählen bspw. die Berücksichtigung von Umwelt- sowie Arbeitnehmerbelange oder auch die Achtung der Menschenrechte.

Welche Aufgaben obliegen dem Aufsichtsrat im Rahmen der CSR-Strategie?

Die Verantwortlichkeit für die Erarbeitung der CSR-Strategie liegt grundsätzlich beim Vorstand.

Die Aufgabe des Aufsichtsrats besteht darin, die CSR-Strategie mit dem Vorstand zu erörtern und bedenken seitens des Gremiums darzulegen. Ist die Strategie verabschiedet so hat das Board die Umsetzung zu überwachen und einzuschreiten, wenn das Leitungsorgan seinen Pflichten nicht angemessen nachkommt. Um sich einen angemessenen Einfluss zu sichern, kann der Aufsichtsrat die Einführung von Zustimmungsvorbehalten erwägen.

Hat der Aufsichtsrat CSR-Aspekte im Rahmen der Besetzung des Vorstandes und der Vergütungspolitik zu berücksichtigen?

Die Verantwortung des Vorstandes für die CSR-Strategie verdeutlicht, dass der Aufsichtsrat bereits bei der Besetzung des Leitungsorgans darauf zu achten hat, dass das Gremium in seiner Gesamtheit über die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen im Zusammenhang mit den CSR-Themen verfügt.

Ebenfalls sind diese - spätestens seit Einführung des ARUG II - bei der Vergütungspolitik des Vorstandes zu berücksichtigen. So hat der Aufsichtsrat ein Vergütungssystem zu beschließen, dass auf eine nachhaltige und langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet ist. Aus dieser Regelung ergibt sich, dass künftig sowohl finanzielle als auch ökologische und soziale Aspekte bei der Festlegung der Vergütung zu berücksichtigen sind.

Kennen Sie die Pflichten des Überwachungsorgans in Bezug auf CSR-Themen?

Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion hat das Überwachungsorgan insb. darauf zu achten, dass die CSR-Themen in den entsprechenden Überwachungssystemen (insb. CMS, RMS, IKS) sowie Berichtskanälen des Unternehmens implementiert und die Systeme überwacht, gesteuert, gepflegt und weiterentwickelt werden.

Kommt es durch den Vorstand zu Verstößen gegen Regelungen, welche im Zusammenhang mit CSR-Themen stehen, so hat der Aufsichtsrat den Sachverhalt aufzuklären und entsprechende Maßnahmen nach pflichtgemäßem Ermessen einzuleiten. Sollte es, auf dem Vorstand nachgeordneten Ebenen, zu Verstößen kommen, so ist es die Aufgabe des Überwachungsorgans, sich über die eingeleiteten Ermittlungen des Vorstandes regelmäßig zu informieren und dessen Vorgehen zu kontrollieren.

Weiterhin obliegt es dem Board sich mit den CSR-Risiken des Unternehmens auseinanderzusetzen und den Umgang des Vorstandes mit diesen zu überwachen. In diesem Zusammenhang sind durch den Aufsichtsrat Limits zu setzen, die das Leitungsorgan nicht überschreiten darf.

Können die Pflichten des Aufsichtsrats delegiert werden?

Grundsätzlich ist für die Erfüllung der Pflichten das Gesamtorgan verantwortlich. Eine Delegation (z. B. auf einen Ausschuss) ist möglich, wobei das gesamte Gremium jedoch eine Überwachungspflicht hat und die (Letzt-) Verantwortung bei diesem liegt.

Unser Service

Wir unterstützen Aufsichtsräte gern in sämtlichen CSR-relevanten Aspekten und den damit einhergehenden Fragestellungen wie z. B.:

  • Liegt ein Aus- und Fortbildungsbedarf vor?
  • Erfüllen Sie die CSR-Pflichten?
  • Gibt es Anhaltspunkte für mögliche Verstöße gegen gesetzliche- oder unternehmensinterne CSR-Regelungen?
  • Werden Reportingpflichten erfüllt und basieren diese auf einer „sauberen Prozess-, System- und Datenlage“?

Sollten Sie nähere Informationen wünschen oder weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Einen Überblick unserer aktuellen Veranstaltungen für Aufsichtsräte finden Sie hier.

Bei Interesse und für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.