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Contract Modifications – Entwicklung einer toolbasierten Lösung

Financial Services -

Contract Modifications – also die Anpassung bestehender Verträge – stellte Unternehmen bereits zu Anwendungszeiten des IAS 39 vor Herausforderungen. Auch im IFRS 9 sind – ebenso wie zuvor in IAS 39 – explizite Regelungen nur sehr rudimentär vorhanden; sie beziehen sich vor allem auf die Modifikation von Verbindlichkeiten. Es ist jedoch unstrittig, dass eine analoge Anwendung der Vorschriften auf Modifikationen Finanzinstrumenten der Aktivseite ebenfalls verpflichtend ist.

Spätestens im Rahmen der Anwendung des IFRS 9 haben die meisten Institute Prozesse für die Behandlung von Modifikationen entwickelt und eingeführt. Probleme in der praktischen Anwendung gibt es jedoch häufig, weil unter anderem:

  • die geringe Anzahl an Prozessen zumeist manuell ist
  • häufig Mitarbeiter im Front- und Middle-Office-Bereich für die Identifikation und Klassifizierung von Modifikationen verantwortlich sind, diesen aber der bilanzbuchhalterische Hintergrund fehlt
  • das Thema inhaltlich eine gewisse Komplexität aufweist und fachlich eher dem Accounting beziehungsweise Financial Reporting zuzurechnen ist
  • eine DV-basierte Dokumentation häufig nicht möglich ist - mangels entsprechender Systemunterstützung

Die wirtschaftlichen Folgen der derzeitigen Corona-Pandemie sind in ihrer ganzen Tragweite noch nicht absehbar. Es zeichnet sich jedoch ab, dass sehr viele Unternehmen zumindest vorübergehend wirtschaftliche beziehungsweise liquiditätsseitige Probleme haben werden. Als Folge dieser Entwicklung werden vermehrt individuelle Vertragsanpassungen zwischen Kreditnehmern und ihren Kreditinstituten vereinbart, um die Auswirkungen für die betroffenen Unternehmen abzumildern. Gerade wenn Unternehmen grundsätzlich als gesund und zukunftsfähig einzustufen sind, sind solche Vertragsänderungen wirtschaftlich sinnvoll und vom Gesetzgeber und von den Aufsichtsbehörden gewollt. Aus Sicht des Financial Reporting nach IFRS handelt es sich dennoch um Modifikationen.

Es zeichnet sich also ab, dass Anzahl und Bedeutung von Modifikationen insbesondere für Kreditinstitute erheblich steigen werden. In der Folge wird auch das Interesse seitens der Wirtschaftsprüfer, der internen Revision und der Aufsichtsbehörden am Modifikationsprozess wachsen. War bisher ein manueller Prozess sowie eine Excel basierte Dokumentation als adäquat oder zumindest als akzeptabel zu beurteilen, so halten wir zunehmend eine toolbasierte Prozessteuerung und Dokumentation aller Modifikationen für erforderlich: Einerseits werden dadurch die notwendigen Bearbeitungszeiten spürbar reduziert, zum anderen sorgt der Einsatz einer Softwarelösung für eine einheitliche Behandlung und Dokumentation aller Modifikationen.

Gemeinsam mit der ADWEKO Consulting GmbH als Entwicklungspartner haben wir die Contract Modifications Softwarelösung als SAP integrierte Lösung entwickelt. Das Tool ist insbesondere ausgerichtet auf Kreditinstitute, die SAP CML zur Abbildung ihrer Forderungen im Einsatz haben, ist jedoch auch mit anderen Darlehenssystemen einsetzbar. Es ermöglicht neben der automatisierten Selektion die IFRS-konforme Klassifizierung aller Modifikationen - substanziell versus nicht-substanziell - auf Basis qualitativer und quantitativer Kriterien. Resultierende Buchungen werden aus dem Tool heraus erzeugt und an die SAP-Nebenbücher weitergeleitet. Bei einem hohen Grad der Automatisierung sind manuelle Anpassungen und ergänzende Kommentare jederzeit möglich.

Die schnelle Umsetzung mit klarer Fokussierung auf einen maximalen Nutzen für unsere Kunden stand dabei im Vordergrund. Das Projektteam – bestehend aus fachlichen Experten und Entwicklungsspezialisten der ADWEKO Consulting und der FAS AG – folgte der Design-Thinking-Methode. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die enge Einbeziehung von Kunden, die in ihrer täglichen Arbeit Modifikationen bearbeiten. Durch die Entwicklung von User Stories konnten die Anforderungen und Wünsche der Kunden sehr plastisch und konkret erarbeitet und dargestellt werden. Diese User Stories sind das Fundament für die Entwicklung unsere Contract Modifications Solution. Im Anschluss wurde ein Prototyp erstellt, der die Grundlage für die Abstimmung weiterer Funktionalität bildete.

Durch konsequente Nutzung innovativer IT-Systeme erfolgte – bedingt durch die Pandemie – die Zusammenarbeit im Team auf virtueller Basis. Bei der täglichen Teamarbeit, aber ebenso im Austausch mit den beteiligten Kunden, entstand eine produktive Arbeitsatmosphäre, die physisch vereinten Teams in keinster Weise nachsteht.

Der Entwicklungsprozess hat nicht nur zu einer sehr nutzerorientierten Lösung, sondern auch zu einer sehr schnellen Entwicklung von Konzeption bis zum Test geführt und ist auch auf andere Problemstellungen mit und auch ohne Softwarebezug übertragbar sowie im Rahmen der Implementierung der Lösung inklusive der Prozessintegration anwendbar.

Sollten Sie nähere Informationen wünschen oder weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.