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Begleitung des Ausschreibungsprozesses bei einem internationalen Konzern

Customer Insight -

Ausgangslage: Wir wurden von einem börsennotierten international tätigen Konzern beauftragt, den Ausschreibungsprozess administrativ durchzuführen und inhaltlich zu begleiten.

In einem ersten Schritt erfolgten die Bestimmung der anzufragenden Prüfungsleistungen und die Abstimmung der Auswahlkriterien. Darauf basierend wurden Unterlagen zusammengestellt und Informationen aufbereitet, die es den potenziellen Abschlussprüfern ermöglichen sollen, sich ein umfassendes Bild von der Gesellschaft zu machen, um später ein genau auf die definierten Bedürfnisse ausgerichtetes Angebot abgeben zu können.

Die Problematik einer öffentlichen Ausschreibung besteht darin, dass grundsätzlich jeder Abschlussprüfer ein Interesse an der Teilnahme bekunden und Unterlagen zur Ausschreibung anfordern kann. Dies macht zum einen die Kommunikation aufwändig und führt zum andern zu einer regelmäßig unerwünschten Verbreitung von unternehmensinternen Informationen. Entsprechend haben wir den Zwischenschritt der Vorqualifikation eingeführt – bei dem im Übrigen auch die gleichen Anforderungen in Bezug auf die Auswahlkriterien gelten. Unsere transparente Auswertung der Vorqualifikationskriterien sowie die entsprechende Dokumentation bildete die Entscheidungsgrundlage des Aufsichtsrats für die weitere Vorgehensweise.

Nachdem der Kreis der potenziellen Interessenten überschaubar geworden ist, räumten wir die Gelegenheit zu Fragen ein. Vor dem Hintergrund eines transparenten und diskriminierungsfreien Verfahrens ist zu beachten, dass alle Interessenten immer über den gleichen Informationsstand verfügen. Wir haben dies beispielsweise über anonymisierte Protokolle sichergestellt. Hier lässt sich bereits erkennen, wer sich gut und wer sich weniger gut auf die Ausschreibung vorbereitet hat. Zwischen den Zeilen lesen ist dabei wichtig. Auf sogenannte Site Visits wurde verzichtet. Diese sind aufwändig und für das Unternehmen kaum von Nutzen.

Ein zentraler Meilenstein ist die Abgabe und Auswertung der Angebote. Diese bilden auch die Basis für eine weitere Reduzierung der potenziellen Abschlussprüfer, für weitere Verhandlungen und für die persönlichen Vorstellungsgespräche. Letztere dienen zur Vermittlung eines persönlichen Eindrucks und geben auch dem Unternehmen nochmals die Möglichkeit zur Rückfrage. Schließlich möchten und müssen alle Beteiligten künftig vertrauensvoll über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten. Die Aufbereitung der Angebote, die Identifizierung noch offener Fragen und die abschließende Bewertung der Auswahlkriterien erfolgte durch die FAS AG in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden.

Auch wenn grundsätzlich die Qualität der Abschlussprüfung im Vordergrund stehen sollte, spielt das Preis-Leistungsverhältnis eine nicht zu unterschätzende Rolle. Durch die Optimierung des Prüfungsumfangs und die Auswahl des effizientesten Prüfungsansatzes konnten die Prüfungsgebühren signifikant reduziert werden.

Abgeschlossen wurde das Projekt mit einem umfassenden und nachvollziehbaren Bericht über den gesamten Ausschreibungsprozess.

Haben Sie Fragen zu diesem Projekt? Kontaktieren Sie Dr. Christian Herold, Manager bei der FAS AG und Experte für Ausschreibungsberatung.

Ansprechpartner
 Dr. Christian Herold Partner