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Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen unter „erschwerten Bedingungen“

ARadar -

In den Zeiten des Coronavirus sowie den damit einhergehenden Einschränkungen stellt sich die Frage, wie die Aufsichtsräte und die Unternehmen hierauf reagieren können, um weiterhin eine angemessene Handlungsfähigkeit sowie Überwachung der Gesellschaft sicherzustellen.

Dazu gehört unter anderem auch der reibungslose und rechtskonforme Ablauf von Hauptversammlungen und Aufsichtsratssitzungen.

Das erwartet Sie: Digitale Aufsichtsratssitzung und Hauptversammlung (rechtliche Voraussetzungen, technische Hürden, praktische Fallstricke), Corona-Erleichterungen.

Können Aufsichtsratssitzungen per Videokonferenz abgehalten und Beschlüsse gefasst werden?

Nach den geltenden gesetzlichen Regelungen ist eine Teilnahme der Mitglieder des Überwachungsorgans an Aufsichtsratssitzungen per Videokonferenz durchaus möglich. Dies setzt jedoch eine entsprechende Regelung in der Satzung der Gesellschaft voraus, welche dies zulässt. Hierbei ist ebenfalls zu berücksichtigen, dass Satzung sowie Geschäftsordnung übereinstimmen müssen und kein Aufsichtsratsmitglied dem widersprechen darf (in der Literatur strittig).

Sollte es keine Regelung geben, so können die Mitglieder des Überwachungsorgans zwar an der betreffenden Sitzung teilnehmen, jedoch nicht aktiv. Das heißt, dass diese nicht an der Beschlussfassung des Gremiums mitwirken können.

Dies kann unter anderem bei kleineren Gremien und Gremien, die eine Sitzung und Beschlussfassung rein digital abhalten wollen, zu Komplikationen führen, da nach § 108 Abs. 2 S. 3 AktG mindestens drei Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen müssen (Beachte: § 108 Abs. 3 AktG) und eine Beschlussfassung folglich nicht möglich wäre.

Ist eine rein digitale Hauptversammlung möglich?

Das deutsche Recht sieht derzeit eine Hauptversammlung in Form einer Präsenzveranstaltung vor. Es kann jedoch nach § 118 Abs. 1 S. 2 AktG eine Satzungsregelung getroffen oder der Vorstand dazu ermächtigt werden, dass Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation an der Hauptversammlung partizipieren können.

Das bedeutet aber nicht, dass keine Präsenzveranstaltung abgehalten werden muss, da die digitale Teilnahme der Aktionäre auf freiwilliger Basis erfolgt und diesen somit noch die Möglichkeit gegeben werden muss, an einer Präsenzveranstaltung teilzunehmen.

Welche Rechte stehen den zugeschalteten Aktionären zu?

Ebenfalls aus § 118 Abs. 1 S. 2 AktG folgt, dass der Umfang der Rechte, die den zugeschalteten Aktionären zukommen, durch die Satzung oder den dazu ermächtigten Vorstand geregelt werden können.

Hierbei können diesen sämtliche Rechte oder auch nur einzelne Rechte (zum Beispiel lediglich das Stimmrecht) ganz oder teilweise zustehen.

Müssen die Mitglieder des Aufsichtsrats zwingend physisch anwesend sein?

Für die physische Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder an der Hauptversammlung der Gesellschaft kann auf § 118 Abs. 3 S. 2 AktG verwiesen werden.

Nach diesem kann die Satzung in bestimmten Fällen vorsehen, dass eine Teilnahme der Mitglieder des Überwachungsorgans im Wege der Bild- und Tonübertragung, also auch per Videokonferenz, erfolgen darf.

Welche Folgen haben technische Probleme?

Ein Beschluss der Hauptversammlung wegen Verletzung des Gesetzes oder der Satzung kann nicht angefochten werden, wenn die Anfechtung auf eine technische Störung gestützt wird, es sei denn, es liegt grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz auf Seiten der Gesellschaft vor oder es wurde ein strengerer Verschuldensmaßstab in der Satzung bestimmt (Vgl. § 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG).

Vorübergehende Erleichterungen durch die COVID-19-Pandemie?

Nach dem Entwurf eines Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der gegenwärtigen Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahren soll es zu vorübergehenden Erleichterungen für die Abhaltung der Hauptversammlung kommen. Diese gelten vorerst für das Jahr 2020 und können durch eine, vom BMJV erlassene, Verordnung bis höchstens 31. Dezember 2021 verlängert werden.

Der Gesetzesentwurf sieht folgende wesentliche Erleichterungen für die Abhaltung von Hauptversammlungen vor:

  • Der Vorstand kann auch ohne Satzungsermächtigung eine Online-Teilnahme an der Hauptversammlung ermöglichen.
  • Es gibt die Möglichkeit einer präsenzlosen Hauptversammlung mit eingeschränkten Anfechtungsmöglichkeiten.
  • Die Einberufungsfrist wird auf 21 Tage verkürzt.
  • Die Achtmonatsfrist zur Abhaltung der Hauptversammlung wird verlängert. Nach dem Entwurf muss die Hauptversammlung innerhalb des Geschäftsjahres durchgeführt werden.
  • Der Vorstand wird ermächtigt, auch ohne Satzungsregelung Abschlagszahlungen auf den Bilanzgewinn vorzunehmen.

Unser Service

Wir unterstützen Aufsichtsräte gerne bei der Beachtung der geltenden Rechtslage, der Beurteilung und Ausarbeitung von Satzungs- sowie Geschäftsordnungs-bestimmungen und den damit einhergehenden Fragestellungen wie zum Beispiel:

  • Ist nach den individuellen Gegebenheiten eine Aufsichtsratssitzung sowie Beschlussfassung per Videokonferenz zulässig?
  • Ist eine Beschlussfähigkeit des Gremiums gewährleistet?
  • Ist nach der Satzungsregelung eine nahezu digitale Hauptversammlung zulässig?
  • Welche Rechte können die Aktionäre nach der Satzung ausüben?
  • Gibt es einen möglichen Anpassungsbedarf in Satzung und/oder Geschäftsordnung? Wie kann dieser umgesetzt werden?
  • Wie wirken sich die Erleichterung aufgrund der Corona-Pandemie auf die von mir überwachte Gesellschaft aus?

Sollten Sie nähere Informationen wünschen oder weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Einen Überblick unserer aktuellen Veranstaltungen für Aufsichtsräte finden Sie hier.